Lees meer over: Agile , Programmamanagement & Communicatie of Datagedreven werken


Dilemma: ik zie door alle tools die we gebruiken het bos niet meer.

Heb jij jezelf ook verrast? Hoe heeft je werkgever thuiswerken ervaren in de intelligente lockdown periode? Interessant om bij stil te staan want hybride werken is (voorlopig) de norm. Af en toe en dag naar kantoor, maar vooral vanuit huis werken. In deze blog tips voor hybride werken van Leontien en Lotte (LeLo). Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker. Hoe? Door slim gebruik van beschikbare tools. In deze rubriek reageert Le of Lo tweewekelijks op een dilemma van een gedwongen hybridewerker.

Ha LeLo,

Ik zie door alle tools die we gebruiken het bos niet meer. Op mijn werk is, toen de coronacrisis uitbrak, Microsoft Teams toegevoegd aan de applicaties. Op zich handig, maar ook via Teams sturen we elkaar berichten. Behalve e-mails, appjes, sms’jes en belletjes, verwachten mijn collega’s ook dat ik berichten lees via Teams! Al die berichten halen me regelmatig uit m’n concentratie. Soms mis ik een bericht en dat wordt me door m’n collega’s niet in dank afgenomen… Ik word er gek van. Hoe kan ik al deze tools beter inzetten, zodat ik mijn werk overzichtelijker houd?

Groeten van een bezig Bijtje.

——————————–

Beste bezig Bijtje,

Wat halen alle ‘pingetjes’ en ‘bliebjes’ je regelmatig uit je concentratie, he?! Herkenbaar, en het duurt gemiddeld 23 minuten voordat je weer geconcentreerd aan je taak werkt, aldus herhaaldelijk wetenschappelijk onderzoek. Aangezien het aantal digitale meldingen sinds de coronacrisis flink steeg, is het concentratieprobleem alleen maar groter geworden.

Gelukkig zijn er wel tips om alle tools beter te managen. Ik heb ze hieronder voor je op een rijtje gezet. De crux zit in (a) je persoonlijke instellingen van de meldingen en (b) het verminderen van het aantal meldingen.

Enkele tips:

Tip 1 Reguleer de meldingen of zet deze uit.

Zowel op je telefoon als op je computer kan je geluids- en visuele weergave van meldingen reguleren of uitzetten. Ontdek wat je fijn vindt. Het geluid van al mijn meldingen zijn uit, zowel op mijn telefoon als op mijn laptop. Meldingen van Whatsapp zijn op mijn telefoon wel zichtbaar, mail nooit.

Teams in het bijzonder heeft veel opties voor het reguleren van meldingen. Je kan alles uitzetten, of alleen meldingen ontvangen van bepaalde groepen. Bij Teams krijg ik alleen een melding als iemand mij persoonlijk (@naam) een bericht stuurt. Denk ook aan het ‘digitaal’ instellen van kantoortijden. Het is heel normaal dat je eerst rustig de krant wil lezen ‘s ochtends. Stel dan in Teams in dat je doordeweeks op je telefoon tussen 19.00 en 09.00 geen meldingen wil ontvangen. Je ziet het dan pas na die tijd, of als je eerder op je pc aan de slag gaat.

Wat ook helpt is om met je collega’s af te spreken hoe snel jullie een reactie verwachten. Heb je geen afspraken gemaakt hierover, creëer dan olifantshuid. Voor de een is snel 1 minuut, voor de ander binnen een werkdag. Reageer in ieder geval nooit sneller dan dat jij normaal vindt, ook al voel je je onder druk gezet. De ander zal volgende keer weer hetzelfde verwachten. De vuistregel die ik ooit leerde: Bellen is altijd sneller.

Tip 2. Stop met het versturen van e-mails naar je hele team en gebruik daar Teams voor.

De CC naar ALL is al sinds het bestaan van e-mail een ergernis. Steeds krijg je een melding met een nieuwe e-mail. Spreek met elkaar af dat berichten naar alle collega’s uit het team via de algemene Teamspagina verlopen. Alle collega’s kunnen dan op het bericht reageren, maar je krijgt er niet apart een e-mailbericht van. Daarnaast ziet het er een stuk overzichtelijker uit omdat je alle reacties makkelijk onder elkaar ziet. Het scheelt per dag enorm veel verstoringen.

Ben je echt ‘dare devil’? In voor een radicaal experiment? Stel dan in je organisatie voor om helemaal te stoppen met mailen. Ja het vergt een verandering, maar geeft veel rust. Sommige organisaties hebben als regel dat mailen na 20.00 ’s avonds en in het weekend wel kan, maar dat deze pas de volgende ochtend worden verstuurd. Minder radicaal, maar leidt ook tot verandering. Organisaties die het doen, hebben een lager ziekteverzuim.

Tip 3. Stop met Whatsapp voor werk, gebruik hiervoor Teams.

Whatsapp is een van de meest gebruikte communicatietools van Nederland op dit moment. Mijn opa van bijna 90 gebruikt het ook. Een handig ding dus, maar wist je dat Teams met de berichten (in Teams heet het ‘chat’) een soortgelijke functionaliteit biedt? Je kan Teams –als app dus- op je telefoon installeren en daarmee chatten, 1 op 1 maar ook in een groep. Het grote voordeel van het gebruik van deze Teams-chat is dat deze ook gearchiveerd kunnen worden. Alle chats rond een project heb je bij elkaar. Superhandig als je nog eens informatie moet opzoeken!

Met deze tips gaan we nu met name in op Teams maar ze zijn ook van toepassing op andere tools waar je meldingen van krijgt zoals Google Hangouts, Zoom, Slack, Signal en veel meer!

Heeft u ook een dilemma of thuiswerktips? Stuur deze naar Le en/of Lo: Leontien Wagenaar en/of Lotte Meindertsma.