Privacy statement

Dit is het Privacy Statement van VKA. Om u goed van dienst te zijn en om ons werk zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren, verwerkt VKA uw persoonsgegevens.

VKA acht een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens van groot belang. Uw persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. U kunt erop rekenen dat uw gegevens bij VKA veilig zijn en dat wij ons houden aan de geldende wettelijke regels.

Waarom heeft VKA een Privacy Statement?

We hebben in dit Privacy Statement voor u op een rijtje gezet hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. U kunt in dit Privacy Statement lezen welke persoonsgegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden, hoelang wij uw gegevens bewaren, aan wie wij uw gegevens doorgeven en welke invloed u daarop zelf kunt uitoefenen. Uw belang staat bij ons voorop!

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kunnen worden herleid tot een persoon. Zo kunt u denken aan een naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres. Dit soort gegevens verkrijgen wij van u als u bijvoorbeeld een formulier invult of een e-mail stuurt. Ook bij het bezoeken van de VKA-website verstrekt u ons in sommige gevallen persoonsgegevens, bijvoorbeeld in de vorm van uw IP-adres of een cookie.

Op het moment dat uw persoonsgegevens door uzelf of door een derde, bijvoorbeeld de organisatie waar u werkzaam bent met VKA worden gedeeld, verwerken wij deze. Verwerken houdt onder andere in: het verzamelen, opslaan, raadplegen, verwijderen, gebruiken en het verstrekken van gegevens.

Waarop is dit Privacy Statement van toepassing?

Dit Privacy Statement is van toepassing op alle persoonsgegevens die VKA verwerkt in het kader van haar dienstverlening (op geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde wijze).

Van wie verwerkt VKA persoonsgegevens?

Van alle personen met wie we contact hebben, of die deze website bezoeken, kunnen we persoonsgegevens verwerken. Dit zijn onder meer (potentiële) medewerkers, uitzendkrachten, gedetacheerden en payrollkrachten van VKA. Ook verwerken we persoonsgegevens van contactpersonen van onze (potentiële) opdrachtgevers, zakelijke klanten, leveranciers of business partners.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

De verantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens is VKA B.V., gevestigd aan de Baron de Coubertinlaan 1 te Zoetermeer. De verantwoordelijke is degene die beslist of en, zo ja, welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze.

Waarvoor gebruikt VKA uw persoonsgegevens?

VKA verwerkt enkel persoonsgegevens als wij daar een wettelijke grondslag voor hebben. De wettelijke grondslagen voor het verwerken van uw persoonsgegevens kunnen zijn:

  • Uw toestemming. In sommige gevallen verwerken we uw persoonsgegevens op grond van door u gegeven toestemming. We vermelden hierbij dat gegeven toestemming ten alle tijden kan worden ingetrokken. Indien u hiertoe aanleiding ziet, kunt u een verzoek indienen via privacy@vka.nl.
  • Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst. Uw persoonsgegevens worden gebruikt wanneer dit noodzakelijk is voor uitvoering van een overeenkomst die tussen u en VKA gesloten is. Indien wij desbetreffende persoonsgegevens niet kunnen verwerken is het voor ons niet mogelijk om te voldoen aan de verplichtingen uit de overeenkomst.
  • Wettelijke verplichting. VKA kan wettelijk verplicht zijn uw persoonsgegevens te verwerken om te voldoen aan fiscale en andere wettelijke verplichtingen.
  • Gerechtvaardigd belang. Uw persoonsgegevens worden gebruikt op grond van een gerechtvaardigd belang van VKA, waaronder het belang van VKA om een duurzame relatie met u te behouden en u producten en diensten aan te bieden. Daarnaast kan VKA het belang hebben om de effectiviteit van onze diensten te verbeteren door gebruik te maken van statische analyses. In deze situaties heeft de verwerking van persoonsgegevens naar onze mening slechts beperkte impact op uw privacy.

VKA verwerkt uw persoonsgegevens in het kader van het uitvoeren van de volgende activiteiten:

Tijdens websitebezoek: IP-adres, bezoekgegevens en cookies

Doel: Om het websitegebruik te analyseren zodat de website geoptimaliseerd kan worden voor bezoekers. Daarnaast gebruiken we de analyse om onze advertentiestrategie vast te stellen.

Dit baseren we op de informatie die wij via cookies of vergelijkbare technieken hebben verzameld over uw gebruik van de website/social media/blogs/podcasts van VKA.

Tenslotte verzamelen we de gegevens om onze producten en dienstverlening (o.a. via onze website) te verbeteren of (technische) problemen bij het gebruik van de website of onze diensten op te lossen.

Bij aanmelding voor nieuwsbrief: naam, organisatienaam en e-mailadres

Doel: Om u te informeren over onze dienstverlening en overige activiteiten. Uw gegevens blijven bewaard in ons CRM-systeem tot op het moment van uitschrijving.

Bij het bestellen van VKA-producten of diensten: NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsgegevens

Doel: Om u te voorzien van de juiste producten en/of diensten en in het kader hiervan contact op te nemen indien noodzakelijk. De door u verstrekte informatie wordt zo lang als nodig bewaard voor de correcte afhandeling van uw bestelling.

Bij aanmelding voor evenementen: NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsgegevens

Doel: Om uw aanmelding af te handelen en contact op te nemen indien noodzakelijk. De gegevens worden voor de duur van 1 jaar verzameld.

Persoonlijk contact: bij het opnemen van telefonisch contact, contact via de website, formulieren, e-mail of social media: persoonsgegevens afhankelijk van de soort informatie die u daarbij doorgeeft.

Doel: Om uw vragen te beantwoorden, aanbiedingen te doen of om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren. De gegevens die u ons toestuurt via de mail worden bewaard zolang als nodig voor de volledige beantwoording en afhandeling van e-mail. Informatie die wij via de website van u ontvangen blijft uiterlijk één maand opgeslagen.

Sollicitaties: bij het invullen van het sollicitatieformulier en het verzenden van sollicitatiegegevens per mail: NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, CV en eventuele motivatie.

Doel: Om uw geschiktheid voor een bepaalde functie of opdracht te beoordelen, uw beschikbaarheid vast te leggen en u in contact te brengen met of voor te stellen aan één of meerdere (potentiële) opdrachtgevers en/of relaties.

Daarnaast om u werk-gerelateerde opleidingen aan te kunnen bieden, u in te zetten bij opdrachtgevers, werkzaamheden bij opdrachtgevers te laten verrichten, dan wel om opdrachten voor u te regelen.

Het verstrekken van uw gegevens aan (potentiële) opdrachtgevers/relaties geschiedt altijd met uw toestemming. Wij bewaren deze persoonsgegevens tot maximaal 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure, tenzij wij met uw uitdrukkelijke toestemming uw gegevens langer mogen bewaren voor toekomstige vacatures.

Klantrelaties: bij het bestellen van producten of diensten: NAW-gegevens en bedrijfsgegevens

Doel: Om u te voorzien van de juiste producten en/of diensten en in het kader hiervan contact op te nemen indien noodzakelijk. De door u verstrekte informatie wordt zo lang als nodig bewaard voor de correcte afhandeling van uw bestelling.

In het kader van de overeenkomst: NAW-gegevens, bedrijfsgegevens en financiële gegevens

Doel: om een relatie gericht op het verwerven/uitvoeren van opdrachten aan te gaan en te onderhouden en hiervoor (financiële) administratie te voeren.

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen voor de genoemde doeleinden. Wanneer wij uw gegevens gebruiken voor andere (nauw verwante) doelstellingen, zullen we u hierover nader informeren en de vereiste maatregelen nemen.

Hoe gaat VKA met uw persoonsgegevens om?

Zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk. Hiervoor heeft VKA een beleidsdocument opgesteld.

Veilig

Om uw privacy en de vertrouwelijkheid van uw gegevens te beschermen, treft VKA passende technische en organisatorische maatregelen. Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen, zoals het toepassen van toegangsbeheer, firewalls en beveiligde servers.

Naast het beveiligen van de systemen, willen we ook dat binnen VKA niet iedereen toegang heeft tot al uw gegevens. Onze systemen zijn zó ingericht dat medewerkers alleen díe informatie kunnen zien waarvoor ze zijn geautoriseerd.

Melden van incidenten

Mocht er onverwachts blijken dat er toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van uw persoonsgegevens, of we vermoeden dat dit het geval is, dan zullen wij dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Indien de inbreuk op uw persoonsgegevens voor u mogelijk ongunstige of nadelige gevolgen heeft, laten we u dit zo snel mogelijk weten.

Vertrouwelijk

We gaan ervan uit dat uw gegevens altijd vertrouwelijk van aard zijn. Iedere medewerker van VKA is daarom tot geheimhouding verplicht. Dit geldt eveneens voor derden die door VKA zijn ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten. Personen die belast zijn met het uitvoeren van technische werkzaamheden op onze systemen zijn eveneens gehouden tot geheimhouding. Kortom iedereen die inzicht heeft in uw gegevens is belast met een geheimhoudingsplicht.

Hoelang bewaren we uw gegevens?

VKA bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt en dan wettelijk is toegestaan. Hoelang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillend zijn.

Verstrekken aan derden

Wij verstrekken uw persoonsgegevens alleen aan derden, waaronder (potentiële) opdrachtgevers, in de volgende situaties:

-noodzakelijk in het kader van de uitvoering van de overeenkomst

-uw toestemming

VKA kan ook verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken op basis van wet- of regelgeving, op basis van een uitspraak van een bevoegde rechter, of bij fraude of misbruik. Als dat het geval is verleend VKA haar medewerking.

Doorgeven van uw gegevens naar landen buiten de Europese Unie

VKA zal uw gegevens niet doorgeven aan een bedrijf of vestiging in een land buiten de Europese Unie, tenzij daarvoor een modelovereenkomst is gesloten of wanneer u een verklaring hebt getekend waarin u toestemming geeft voor de doorgifte.

Met de volgende partijen die buiten de Europese Unie gevestigd zijn hebben wij een modelovereenkomst afgesloten:

-Google (Californië, Verenigde Staten)

-Mailchimp (Atlanta, Verenigde Staten)

-Salesforce (San Francisco, Verenigde Staten)

Bezoek aan de website van VKA

Als u onze website bezoekt, registeren we uw IP-adres, bezoekgegevens en cookies. Hieronder leest u waarvoor we deze gegevens gebruiken.

Wat doen we met uw IP-adres?

Iedereen die internet gebruikt, heeft een IP-adres. Ook als u internet met uw mobiele telefoon. Zonder IP-adres kunt u niet internetten. VKA houdt IP-adressen bijvoorbeeld bij voor analytische doeleinden op groepsniveau.

Wat doen we met cookies?

Wij maken op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer, tablet, telefoon. etc. (‘device’), wordt opgeslagen.

Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. De informatie die Google verzamelt kan VKA inzien en wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Zo wordt uw IP-adres nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar Google en opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.

Wat zijn uw rechten?

Wanneer VKA persoonsgegevens van u verwerkt, heeft u volgens de geldende regelgeving bepaalde rechten. Deze worden hieronder toegelicht.

Wij stellen u op de hoogte als wij persoonsgegevens van u verwerken

VKA verstrekt voor het verwerken van uw gegevens informatie over onze identiteit, de doelen waarvoor en de manieren waarop wij uw gegevens verwerken, de regels die daarop van toepassing zijn, de rechten die u heeft en hoe u daar invloed op kunt uitoefenen.

Informatieverstrekking blijft achterwege indien u reeds op de hoogte bent van de verwerking van uw gegevens of indien een mededeling aan u onmogelijk is of voor ons onevenredige inspanning kost.

Inzage in uw gegevens

Wilt u weten welke informatie van u bij ons bekend zijn? Dan kunt u gebruikmaken van uw recht van inzage. We verzoeken u zich te legitimeren en specifiek aan te geven welke persoonsgegevens u wenst te ontvangen. Uw verzoek wordt in beginsel binnen één maand behandeld.

Recht op rectificatie

U heeft het recht om gegevens te rectificeren als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, bijvoorbeeld bij verouderde adresgegevens. Ook heeft u het recht de gegevens te rectificeren als de gegevens niet relevant zijn voor het doel waarvoor wij ze verwerken, of als uw gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift door ons zijn verwerkt.

Wij stellen derde(n) die uw gegevens van ons hebben ontvangen op de hoogte van een eventuele rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of onevenredige inspanning vraagt.

Recht op gegevenswissing

Daarnaast heeft u het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer uw gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben ontvangen, u bezwaar maakt tegen de verwerking of wanneer uw gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt. We kunnen echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat we wettelijk verplicht (kunnen) zijn om bepaalde gegevens van u te bewaren.

Recht op beperking van de verwerking

Ook heeft u recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Het recht op beperking houdt in dat wij uw persoonsgegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken en wijzigen. Hiervan is sprake indien de gegevens volgens u onjuist zijn, indien u van mening bent dat de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het verwerkingsdoel of als meent VKA uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt.

Recht van bezwaar

Tegen verwerking van uw persoonsgegevens door VKA kunt u bezwaar maken, als u het vermoeden heeft dat uw persoonsgegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of nakoming van een wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld wanneer u niet wilt dat wij uw persoonsgegevens gebruiken om u persoonlijke aanbiedingen te doen.

Recht op dataportabiliteit

Wanneer u zelf uw persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit is het geval indien dit in het kader van (uitdrukkelijke) toestemming geschied of op basis van een overeenkomst. Wij zullen uw digitale gegevens op gestructureerde, gangbare en machine-leesbare wijze aan u verstrekken, wanneer u ons daarom verzoekt.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Als u gebruik wenst te maken van uw rechten, kunt u contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens of door een brief aan ons te sturen met uw naam, adres en telefoonnummer. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek.

Wij vragen u zich te legitimeren aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Op die manier kunnen wij controleren of wij de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens

Regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De AP ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd.

Wanneer u van mening bent dat de bepalingen uit dit Privacy Statement niet of onvoldoende door ons worden nageleefd, kunt een klacht in te dienen bij de AP. De contactgegevens van de AP zijn:

Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV Den Haag

0900-2001201

Over dit privacy statement

VKA kan dit Privacy Statement aanpassen. De laatste wijziging was op 13 juli 2020. De meest recente versie vindt u altijd op VKA.nl.

Contactgegevens

Heeft u vragen of opmerkingen over ons Privacy Statement? Neem dan gerust contact met ons op via:

Email: privacy@vka.nl

Of per gewone post:

Verdonck, Klooster & Associates

Baron de Coubertinlaan 1

2719 EN Zoetermeer

Postadres:

Postbus 7360

2701 AJ Zoetermeer