De innovatieve cloudstrategie is een voorbeeld voor vele andere bedrijven en overheden

Volledige IT vanuit de cloud

Gewaagd. Dat was de overweging van PostNL om als eerste beursgenoteerde Nederlandse bedrijf de volledige IT vanuit de cloud te gaan betrekken. Tot drie jaar geleden had PostNL – net als het gros van de grote bedrijven – de IT in een eigen datacenter staan, waar het grotendeels door henzelf werd beheerd. Marcel Krom, Chief Information Officer van PostNL, noemt kostenbesparing als belangrijkste reden om voor een ‘cloud-only strategie’ te kiezen. “Als de IT vanuit de cloud wordt betrokken, is dat goedkoper dan wanneer je de IT zelf in huis hebt. De markt waarin PostNL zich begeeft is bovendien turbulent: het aantal pakketten groeit met ruim tien procent per jaar, terwijl het aantal brieven krimpt met zo’n tien procent. De organisatie is daardoor constant in beweging. In het ideale geval beweegt de IT mee, zowel op het gebied van dienstverlening als kosten. Dat kan niet als je de IT zelf beheert, wel als je dat vanuit de cloud doet.”

Spelregels

Juist bij een vergaande verandering als een cloud-only strategie is het essentieel deze vraagstukken vanuit één overkoepelende visie te besturen. Dat is binnen grote bedrijven vrij complex.

In 2013 werd de knoop definitief doorgehakt: PostNL zou haar IT gaan verplaatsen naar de cloud. “Het risico daarvan is dat de spullen niet meer bij jou staan, maar ergens anders,” zegt Marc Gill’ard van VKA die het beleid, de governance en de compliance voor de cloud-only strategie van PostNL heeft uitgewerkt. “Dat betekent dat je met je leveranciers afspraken moet maken hoe ze omgaan met jouw voorzieningen, wat er gebeurt als jouw IT niet beschikbaar is, welke mogelijkheden er zijn als je toch naar een andere cloudleverancier toe wilt. Wij hebben een beleid gemaakt, waarin we de spelregels beschrijven waaraan iedereen binnen PostNL moet voldoen om de cloud te gebruiken. Het beleid geeft richting aan vraagstukken als: hoe voorkomen we wildgroei van clouddiensten, hoe borgen we samenhang en integratie van clouddiensten, hoe gaan we om met nieuwe risico’s, hoe selecteren we onze cloudleveranciers op een verantwoorde manier? Juist bij een vergaande verandering als een cloud-only strategie is het essentieel deze vraagstukken vanuit één overkoepelende visie te besturen. Dat is binnen grote bedrijven vrij complex.”

Voorbeeldfunctie

De resultaten die VKA in 2013 en 2014 boekte, varieerden van een door de board vastgesteld cloudbeleid en governance model tot de spelregels en werkprocessen om cloudleveranciers zorgvuldig te selecteren. Hierdoor was PostNL in staat haar cloud-only strategie binnen een relatief kort tijdsbestek te realiseren, waarbij de business optimaal voordeel heeft van het gebruik van clouddiensten en PostNL tegelijkertijd de risico’s beheerst die clouddiensten met zich meebrengen. Gill’ard: “Dit project draagt eraan bij dat PostNL effectief kan inspelen op de behoefte van consumenten om meer pakketten te verzenden. Daarnaast bewegen de kosten van de ICT voor het verzenden van post beter mee met de krimpende markt en dus omzet. We zijn er bij VKA trots op dat we betrokken zijn geweest bij het realiseren van deze innovatieve cloudstrategie, die nog steeds het voorbeeld is voor vele andere bedrijven en overheden.”

In het kort

Marc Gill’ard (45) is een van de twee directieleden van VKA. Naast deze rol adviseert hij bedrijven en overheden over strategische ICT-vraagstukken.

 

Wilt u meer weten over deze opdracht of het onderwerp cloudstrategie? Neem dan contact op met Marc Gill’ard.