Het team was professioneel, flexibel, deskundig en creatief: een plezier om mee samen te werken

Rijkswaterstaat maakt werk van digitale communicatie

VKA heeft Rijkswaterstaat geholpen grip te krijgen op de drie nieuwe wetten voor digitale communicatie met burgers en bedrijven. Doordat al deze wetgeving betrekking heeft op dezelfde processen, kon het multidisciplinaire team met een integrale aanpak elk proces in één keer beoordelen.

De maatschappij digitaliseert zich in een rap tempo. Dit biedt kansen voor overheden om hun dienstverlening en bedrijfsvoering te verbeteren. Zo vindt de communicatie met de overheid steeds vaker via de digitale weg plaats. Volgens de huidige wetgeving zijn overheden nog niet verplicht om deze digitale weg open te stellen, maar dat gaat binnenkort veranderen…

Nieuwe wetgeving: niet alleen zenden, maar ook ontvangen

Drie nieuwe wetten treden dit jaar en volgend jaar in werking en zorgen ervoor dat digitale communicatie van en met de overheden wordt gemoderniseerd. De Wet elektronische publicaties (Wep) geeft regels voor digitale terinzagelegging en publicatie van stukken. De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) geeft burgers en bedrijven het recht geeft om digitaal met de overheid te communiceren. De Wet digitale overheid (Wdo), die nog in behandeling is bij de Eerste Kamer, richt zich op het faciliteren van betrouwbare communicatie met de overheid.

Met de introductie van deze wetten zet de overheid een volgende stap in haar digitale transformatie. Tot nu toe zendt de overheid vooral digitaal, bijvoorbeeld via de Berichtenbox. Met deze nieuwe wetten wordt echter invulling gegeven aan digitale communicatie van burgers en bedrijven naar de overheid. Denk aan zaken als digitaal reageren, plaats en tijd onafhankelijk inzage krijgen in besluiten, en daar dan vervolgens ook digitaal op kunnen reageren.

Nieuwe wetgeving vraagt om juridische én technische kennis

Veel van deze communicatie is op dit moment nog gestoeld op papier. Aanvragen, bezwaarschriften en machtigingen zijn veelal nog niet (volledig) digitaal toegankelijk. Processen die wel digitaal zijn, voldoen vaak niet aan de nieuwste richtlijnen als het gaat om informatiebeveiliging. Het invoeren van deze wetten heeft dan ook ingrijpende consequenties voor de IT-systemen en de manier van werken binnen de overheid.

Overheidsorganen kunnen echter niet anders dan deze wijzigingen doorvoeren. Zo kunnen burgers en bedrijven straks gegrond bezwaar maken tegen besluiten, wanneer deze niet op de juiste wijze digitaal gepubliceerd en gecommuniceerd worden.

Grip krijgen op de impact

VKA heeft Rijkswaterstaat geholpen grip te krijgen op deze nieuwe wetgeving. De belangrijkste ingrediënten voor een succesvol eindresultaat waren de integrale aanpak én het multidisciplinaire team. Doordat de drie nieuwe wetten betrekking hebben op dezelfde processen, kon met de integrale aanpak elk proces in één keer worden beoordeeld. In het multidisciplinaire team zat zowel juridische als technische IT kennis. Om wetten te vertalen naar concrete kaders, en om deze te vertalen naar functionele en concrete oplossingen, ook in de IT-systemen.

“Het team was professioneel, flexibel, deskundig en creatief: een plezier om mee samen te werken”, aldus opdrachtgever Kate Price, informatiemanager Rijkswaterstaat.

Praktische toepasbare adviezen

Eerste stap in de aanpak was dan ook het in kaart brengen van de processen waarop de nieuwe eisen van toepassing zijn. Op basis hiervan is vervolgens een aantal concrete aanpassingen geadviseerd. Door hierbij nadrukkelijk de aansluiting met de bestaande ICT-architectuur te zoeken, kan Rijkswaterstaat direct aan de slag met het doorvoeren van verbeteringen in processen en IT-systemen.

Door het onderzoek van VKA heeft Rijkswaterstaat nu inzicht in de mate waarin deze processen al voldoen, en een beeld van de oplossingen en technologische mogelijkheden binnen Rijkswaterstaat en het Rijk om de vereiste aanpassingen te realiseren.

Rijkswaterstaat zegt met name deze praktische toepasbaarheid van de analyse en adviezen van VKA erg belangrijk te vinden. Kate Price: “Het onderzoeksrapport is toegankelijk, zowel qua tekst als visueel. Het team heeft ook verder dan de opdracht gedacht door ons alvast een advies en opzet te geven in hoe we het vervolgtraject zelf kunnen oppakken. We voelen ons erg geholpen en werken graag weer samen met VKA in de toekomst.”

Dit is het moment om in actie te komen

Deze casus leert ons dat er meerdere uitdagingen bestaan bij het implementeren van maatregelen om te voldoen aan deze wetten. Als u nog niet met voorbereidingen begonnen bent, is dit hét moment om in actie te komen. Heeft u hulp nodig bij de voorbereiding of de implementatie van deze wetten? Neem dan vrijblijvend contact op met Stefan van Haaster of Dorus-Jan ten Boom.