Het systeem heeft de potentie van een Ferrari

Keteninformatisering in de vreemdelingenketen

Wie als vreemdeling ons land binnenkomt of als illegaal wordt aangetroffen, doorloopt stapsgewijs processen die ertoe kunnen leiden dat hij of zij een verblijfsvergunning of visum krijgt of het land wordt uitgezet. Hierbij is een keten van verschillende organisaties betrokken: de zogenaamde vreemdelingenketen. De Directie Regie Vreemdelingenketen, onderdeel van het Ministerie van Veiligheid en Justitie, bevordert de samenwerking tussen alle ketenpartners.

“De vreemdelingenketen is het samenspel van organisaties die samenwerken om de Vreemdelingenwet uit te voeren,” zegt Kees Keuzenkamp, plaatsvervangend directeur Regie Vreemdelingenketen van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. “Deze wetregel geldt voor iedereen die geen Europeaan is en Europa binnenkomt of wil komen. Mensen die hier komen studeren, kenniswerkers, au pairs, tijdelijke arbeidskrachten, asielzoekers. De vreemdelingenketen is verantwoordelijk voor de toegang van deze mensen, hun verblijf en hun terugkeer.”

De vraag is hoe je ervoor zorgt dat zo’n keten nauw samenwerkt.
Kees Keuzenkamp

Rolodex met informatie
Tot de organisaties die samen de vreemdelingenketen vormen, behoren onder meer het Centraal Orgaan opvang asielzoekers, de Immigratie- en Naturalisatiedienst, de Dienst Terugkeer en Vertrek en de Nationale Politie. “De vraag is hoe je ervoor zorgt dat zo’n keten nauw samenwerkt,” zegt Keuzenkamp, die verantwoordelijk is voor de organisatie van de informatie-uitwisseling tussen de partijen die samen het vreemdelingenbeleid uitvoeren en voor de gezamenlijke voorzieningen ter ondersteuning van deze uitwisseling.

De praktijk laat volgens Keuzenkamp zien dat een keten vooral stappen vooruit zet in de samenwerking als er een gezamenlijke probleem is. “Toen eind jaren ’90 de Balkan explodeerde, was de stroom vluchtelingen enorm: er zaten ruim 80.000 vreemdelingen in een opvang tegen 40.000 vreemdelingen nu. Er was destijds niet zoiets als een gezamenlijke vreemdelingenadministratie. Waarop de keten heeft besloten: er moet een soort ‘rolodex’ komen waarin we elke vreemdeling kunnen terugvinden. Dat is de basis geweest voor het systeem dat vanaf 2003 wordt gebruikt: de BasisVoorziening Vreemdelingen.”

Dolmatov-affaire
Een aantal identiteitsgegevens, biometrische kenmerken en statusgegevens wordt sindsdien digitaal uitgewisseld via de BasisVoorziening Vreemdelingen. Het doel: het versnellen van de procedures en het vergroten van de kwaliteit van de beslissingen. Keuzenkamp: “In 2011 kreeg de keteninformatisering een nieuwe impuls door het gedoogakkoord Rutte I, waarin maatregelen stonden om het immigratiebeleid te versterken, zoals een betere informatie-uitwisseling. De Dolmatov-affaire* onderstreepte de noodzaak daarvan: het maakte duidelijk dat informatie misschien wel binnen de vreemdelingenketen beschikbaar was, maar niet altijd op het juiste moment bij de juiste partij.”

De wens van de vreemdelingenketen was dat medewerkers digitaal konden beschikken over voor hun werk relevante informatie, ook als die uit systemen van andere partijen in de vreemdelingenketen moest komen.

Het gedoogakkoord vormde de basis voor het programma Keteninformatisering waarin zeven organisaties samenwerken aan de digitalisering van hun onderlinge informatie-uitwisseling. “De wens van de vreemdelingenketen was dat medewerkers digitaal konden beschikken over voor hun werk relevante informatie, ook als die uit systemen van andere partijen in de vreemdelingenketen moest komen,” legt Keuzenkamp uit. “Zonder printer, scanner of overtypen, wat de kans op mogelijke fouten, die er in een handmatig proces nog weleens in kunnen sluipen, aanzienlijk zou verkleinen.”

Trabantje 2.0
Vanaf het begin is VKA in het kader van het programma Keteninformatisering betrokken geweest bij het verbeteren van de informatie-uitwisseling en het gebruik van ketenbrede stuur- en verantwoordingsinformatie in de vreemdelingenketen. Daartoe hebben zij samen met interne specialisten van het Ministerie van Veiligheid en Justitie een ketenbreed informatiesysteem (KMI+) en een daarbij behorend ketenbreed gegevenswoordenboek (GVKonline) ontwikkeld die hebben geleid tot een betere samenwerking en besturing in de vreemdelingenketen.

Keuzenkamp: “Gegevens van alle ketenpartijen worden nu periodiek automatisch bijeengebracht en vervolgens bewerkt tot gezamenlijke sturingsinformatie. Dat scheelt fouten, tijd en werkdruk. Je kunt het oude systeem met per mail gewisselde excel-sheets vergelijken met een Trabantje, terwijl we nu iets hebben ingericht dat de potentie van een Ferrari heeft. Wij gebruiken het nu op het niveau van een Volvo, maar er zitten nog zoveel mogelijkheden in dat we onze mensen verder moeten opleiden. VKA ondersteunt dat met een opleidingsprogramma. Onze verwachting is dat we halverwege 2016 zo ver zijn dat we met onze eigen mensen het optimale uit het systeem kunnen halen.”

*De Russische asielzoeker Aleksandr Dolmatov kwam naar Nederland, belandde na afwijzing van zijn asielaanvraag in vreemdelingendetentie en hing zich op in zijn cel. De Inspectie Veiligheid en Justitie meldde in een rapport naar de behandeling van Dolmatov dat de overheid fout op fout had gestapeld. Hij had niet opgesloten mogen worden, instanties wisten niet van elkaar wat ze deden en verpleegkundigen deden hun werk niet goed.

Wilt u meer weten, bel ons op 079-3681000

Of neem contact op met Roberto Uding.