Het Corona Dashboard heeft bij PGGM een vaste plek in de managementinformatie gekregen

Grip op de bedrijfscontinuïteit ten tijde van een crisis

Halverwege maart veranderde er veel voor Nederland. Het kabinet stelde maatregelen in voor het beheersen van de Corona pandemie. Dit had ook gevolgen voor de pensioenuitvoerder PGGM. Medewerkers konden niet meer op kantoor werken en er bestond een reëel risico dat door uitval van medewerkers en ICT de pensioenopbouw en -uitkering van een groot deel van de (ex)zorgmedewerkers in Nederland in gevaar kwam.

Het Crisis Management Team van PGGM was met een kernbezetting sinds eind januari geactiveerd en nam beslissingen ‘op zicht’. Dat voelde niet goed. Hierdoor ontstond bij PGGM de behoefte om actief te gaan te sturen op de risico’s die het Corona virus voor de bedrijfsvoering met zich meebrengt.

Met deze behoefte kwam PGGM bij VKA terecht. VKA was al betrokken bij PGGM voor het door ontwikkelen van het bedrijfscontinuïteitsmanagement en zette nu ook zijn kennis op het gebied van datamanagement- en modellering in. Om meer grip op de continuïteit van de bedrijfsprocessen te krijgen is besloten om de informatiestromen te stroomlijnen en samen te brengen in een Corona Dashboard.

Basiseisen die aan het dashboard gesteld werden: het dashboard moest up-to-date informatie geven (dagelijks) en makkelijk toegankelijk zijn. Daarnaast was er haast geboden. De crisis was in volle gang en er was geen tijd om lang na te denken over KPI’s of vormgeving.

Agile aanpak voor ontwikkelen Corona Dashboard

VKA koos voor een agile aanpak, waar in korte tijd de inhoud van het dasboard met behulp van prestatie indicatoren als een raamwerk werd opgezet. De data die het makkelijkst toegankelijk was werd het eerst in het dashboard verwerkt. Door de agile aanpak was een eerste versie van het dashboard binnen enkele dagen gereed. Deze versie werd vervolgens aangepast en opnieuw aangepast.

 

Een lastig punt was de data die niet makkelijk toegankelijk was. Sommige data bleek door de ene afdeling makkelijk aan te leveren te zijn maar voor een andere afdeling niet. Dat kwam vaak door verschillen in gehanteerde definities. Een treffend voorbeeld is informatie over de leveranciers van PGGM. Welke leveranciers zijn van kritiek belang voor het leveren van de output? Zijn dit de leveranciers die leveren aan de kritieke processen uit de business impact analyse? Zijn dat leveranciers met kostbare contracten? Of zijn het leveranciers die bedrijfsbrede diensten leveren? Dit bleek een lastige puzzel, waarbij de business impact analyse van PGGM een goede leidraad vormde maar waar alsnog een aanvullende analyse voor nodig was. Deze analyse maakte de inhoud van het dashboard scherper en de informatie daardoor bruikbaarder en betrouwbaarder.

Het dasboard werd ontwikkeld in Microsoft Power BI en beschikbaar gesteld aan het Crisis Management Team. Voor het Corona dasboard in gebruik werd genomen was een belangrijke stap een mondelinge toelichting van het dashboard. Dit was om ervoor te zorgen dat de gebruikers van de informatie het vertrouwen in het Corona dashboard en de informatie kregen. Hoe duidelijk een dashboard voor de maker ook is, een verschil in interpretatie is zo gemaakt!

De BI-gap voor het nemen van besluiten is verkleind
In de hedendaagse tijd is de ‘gap’ tussen de hoeveelheid beschikbare data en de tijd om beslissingen te nemen steeds groter. Er ontstaat meer data en er is minder tijd om besluiten te nemen. Deze ‘BI-gap’ is op z’n hoogtepunt in een crisis zoals de huidige Corona crisis. In tijden van crisis is betrouwbare data van cruciaal belang zodat managers de keuzes snel kunnen maken. Als de data zo handzaam, overzichtelijk en betrouwbaar is, wordt het maken van beslissingen makkelijker.

De laatste versie van het Corona Dashboard heeft bij PGGM een vaste plek in de managementinformatie gekregen en wordt dagelijks (geautomatiseerd) geüpdatet. Het Crisis Management Team gebruikt het dashboard in hun vergaderingen om vinger aan de pols te houden. Bij de verwachte terugkeer naar kantoor en de start van de ‘1,5 meter organisatie’ zal het dashboard een middel blijven om de bedrijfscontinuïteit te bewaken. En dat geeft rust in deze spannende tijd.

Neem voor meer informatie contact op met Monica de Wit of
Lotte Meindertsma