Organisaties verzamelen steeds meer data op zoek naar betere bedrijfsvoering en nieuwe dienstverlening. Te veel data maakt echter dik en ongezond. Deze data obesitas leidt tot hoge beheerlasten en een toenemend risico op datalekken. Organisaties moeten leren data weg te gooien om weer in control te komen over de eigen data. Na lean processen, een pleidooi voor lean data.
In vroegere tijden toen we als jagers-verzamelaars over de Afrikaanse steppe scharrelden, werd ons verzamelgedrag gedreven door schaarste. Alles wat eetbaar was of anderszins nuttig voor primaire levensbehoeften, werd verzameld en meegenomen. Je wist tenslotte nooit wanneer het van pas zou kunnen komen.
Fast forward naar vandaag. Het gedrag van veel organisaties vertoont een treffende gelijkenis met deze vroegere situatie. Vervang voedsel door data en je hebt organisaties die de omgeving – het internet – afstruinen naar data. In een tijd van Big Data en Analytics lijkt data de primaire levensbehoefte van organisaties. De hoeveelheid data blijft maar groeien en is overal en altijd beschikbaar. Organisaties kunnen er geen genoeg van krijgen en verzamelen zich suf. Je weet tenslotte nooit… Met als ultieme droom een eigen datameer, de bron van alle kennis en wijsheid binnen de organisatie. Hoezo schaarste?
Technisch zijn er bijna geen grenzen, opslagkosten dalen, verwerkingscapaciteit stijgt, toegang is overal en altijd. Businesswise lijken organisaties gedwongen door concurrentie ook steeds meer data te verzamelen. Hoe meer data hoe beter de dienstverlening, en hoe fitter de organisatie voor de concurrentieslag. Het lijkt wel of deze data obesitas ogenschijnlijk leidt tot een fittere organisatie. Maar is dat ook echt zo?
Natuurlijk kleeft er ook een nadeel aan de verzamelwoede van organisaties: bijvoorbeeld die ene klant die genoeg heeft van de agressieve marketing of het gevoel van inbreuk op zijn of haar privacy. De echt grote gevaren schuilen echter in het weglekken van de data: ‘data leakage’.
En hier gaat de vergelijking tussen voedsel en data op enkele essentiële eigenschappen mis: data is te kopiëren, het bederft niet en de verzameling groeit alleen maar. Het weglekken van data is een inbreuk op de privacy als het om persoonsgegevens gaat en een nachtmerrie als het om bedrijfsgevoelige data gaat. Omdat data eenvoudig te kopiëren en inzage de data niet aantast, is deze vorm van diefstal lastig detecteerbaar. Het voorkomen van data leakage legt de lat hoog voor adequate informatiebeveiligingsmaatregelen. Maatregelen die bovendien mee moeten gaan met de tijd (voortgang in technologie) en dus niet alleen initiële kosten met zich meebrengen maar ook permanent in de beheerlast mee wegen. Kosten die ook nog eens toenemen met de omvang van de dataverzameling.
Al met al genoeg reden om eens goed naar de dataverzameling van je eigen organisatie te kijken. Wat heb je nog echt nodig? En wat is ballast? Daarbij is het onderscheid naar persoonsgegevens en andere gegevens natuurlijk belangrijk. In de praktijk blijkt het overgrote deel van de opgeslagen gegevens persoonsgegevens volgens de wet. En hoe groter de dataverzameling, des te sneller is met een slimme combinatie van data, deze te herleiden naar natuurlijke personen. Precies wat vanuit Big Data kant wordt gepredikt als voordeel, blijkt nu een achilleshiel vanuit perspectief van beveiliging. Met een kleinere dataverzameling wordt de beheersing van de kwaliteit van de data weer mogelijk. En betere kwaliteit data levert betere waarde in bedrijfsvoering en dienstverlening.
Kortom bij deze een pleidooi om de verzamelwoede in toom te houden en eens echt goed te kijken naar je dataverzameling. Hoe ziet het datalandschap eruit? Welke data heb je afgelopen jaar echt gebruikt? En waarvoor? Welke data mag je gebruiken vanuit wet- en regelgeving, en voor hoe lang?
Wat is de kwaliteit van besluitvorming op basis van mijn data? Welke risico’s loop ik met het bewaren en gebruiken dan de data? Oftewel wat heb je echt nodig en wat kan overboord en definitief worden verwijderd. Een dataslanke organisatie is een fittere organisatie!