Voel jij je ook vaak overweldigd door een gebrek aan tijd, te veel taken en een gebrek aan focus? Ben je constant bezig met verschillende dingen tegelijkertijd en stel je belangrijke taken uit? Dan is een Agile werkwijze misschien wel de oplossing, zelfs als je geen software ontwikkelt. Lees verder en ontdek hoe je met Agile meer grip kan krijgen op je werk en effectiever te zijn, ongeacht je vakgebied.
Wat is Agile werken?
Agile is een benadering van projectmanagement en productontwikkeling. Het is gebaseerd op het Agile Manifesto, een document dat al in 2001 werd opgesteld door een groep softwareontwikkelaars. Agile biedt een iteratieve en adaptieve aanpak, waardoor organisaties, afdelingen en individuen sneller kunnen reageren op veranderingen en zich gemakkelijk kunnen aanpassen aan nieuwe inzichten en klantbehoeften. Binnen agile splitsen gebruikers taken in kleine, behapbare stukken die direct resultaat leveren, in plaats van maandenlang te werken aan een groot project zonder mogelijkheid van tussentijdse feedback.
Dit maakt het eenvoudiger om te focussen op de zaken die ertoe doen en voorkomt alles tegelijk proberen te doen. Agile werken stimuleert een cultuur van continue verbetering. Door regelmatig te reflecteren op de eigen werkwijze en continu te zoeken naar manieren om efficiënter te werken, verhoogt het werken met een agile werkwijze de productiviteit. Al deze onderdelen kunt u ook toepassen buiten de IT, op ‘normaal’ werk, om dit efficiënter te maken.
Waarom Agile werken buiten de IT?
Agile werken heeft een aantal eigenschappen die het geschikt maken voor toepassingen buiten de IT. Laten we kijken naar redenen waarom Agile werken waarde kan toevoegen in andere domeinen:
– Snel verkrijgen van feedback en eerder leren van je fouten: Een Agile werkwijze maakt het mogelijk eerder te leren van fouten door snel verkrijgen van feedback. Agile stimuleert regelmatige feedback in evaluaties. Dit leidt tot snellere identificatie van fouten en verbeterpunten. Door regelmatig contact met klanten, gebruikers en belanghebbenden, krijgen teams snel inzicht in wat wel, en wat niet, werkt. Hiermee kunnen organisaties de aanpak en producten direct aanpassen. Of het nu gaat om productontwikkeling, evenementorganisatie, klantenservice of marketingcampagnes, feedback stelt teams in staat hun werk voortdurend te valideren en aan te passen aan de behoeftes van dat moment. Dit bevordert een cultuur van voortdurend leren en verbeteren, waardoor je als organisatie waarde kunt blijven toevoegen aan je product of dienst.
– In staat zijn snel aanpassingen te doen: In een wereld waarin verandering de enige constante is, is het vermogen om snel te reageren op veranderingen essentieel. Agile werken biedt met het iteratief werken een flexibele aanpak waarmee teams snel kunnen inspelen op veranderingen in de omgeving en nieuwe inzichten tijdens het project. Deze flexibiliteit maakt het mogelijk om prioriteiten snel aan te passen.
– Het team staat centraal: Agile werken legt de nadruk op zelfsturing en samenwerking in de organisatie met alle stakeholders. Elk teamlid wordt aangemoedigd om verantwoordelijkheid te nemen voor het werk en om openlijk te communiceren over eventuele problemen of fouten die ze tegenkomen. Het stimuleert multidisciplinaire teams die samenwerken aan hetzelfde doel. Deze aanpak kan waardevol zijn op verschillende plekken in de organisatie. Door silo’s te doorbreken en teams te laten samenwerken, kunnen organisaties synergie creëren en betere resultaten behalen.
– Frequent behalen van resultaat: Door de iteratieve aanpak van Agile is een team of organisatie in staat om periodiek met resultaten te boeken. Over het algemeen genomen duurt het boeken van eerste resultaten twee tot vier weken.
Hoe Agile werken buiten de IT toe te passen?
Hoe moet je dan agile werken toepassen, als je niet in een IT-omgeving werkt? Hieronder hebben we vier adviezen opgenomen:
– Maak een lijst van taken en doelen: Identificeer alle taken en doelen die het projectteam willen realiseren. Zorg ervoor dat de doelen duidelijk zijn geformuleerd en dat de gewenste resultaten zijn gespecificeerd. Prioriteer; bespreek met het team welke van deze taken en doelen het belangrijkst zijn voor de organisatie of de klant en voer deze taken en doel als eerste uit.
– Schat de tijd in: Bepaal of het haalbaar is om al het werk binnen een periode van twee tot vier weken af te ronden. Als dat niet het geval is, overweeg dan het werk op te delen in iteraties. Elke iteratie moet een kort tijdsbestek hebben van minimaal 1 week en maximaal 4 weken, waarin het team een sub-taak of een aantal taken kan afronden.
– Kies een geschikte Agile-methode: Overweeg samen met het team welke Agile-methode het beste past om de voortgang van het werk te bespreken en te volgen. Enkele voorbeelden van Agile-methoden zijn Kanban of de Scrum-methodiek, met bijbehorende stand-ups (dagelijkse korte bijeenkomsten) en retrospectives (evaluaties). Het is ook mogelijk een combinatie van Agile-methoden te gebruiken, aangepast op de cultuur en inrichting van de organisatie.
– Evalueer en verbeter continu: Bespreek eventuele lessen die zijn geleerd en pas deze toe in de volgende iteratie. Door regelmatig te evalueren en verbeteringen door te voeren, is het team in staat steeds efficiënter en steeds betere resultaten te realiseren met meer waarde voor de klant of afnemer.
Gedragsverandering, moet ik daar nog wat mee?
Gedragsverandering is cruciaal bij het implementeren van Agile werken, omdat het de mindset, samenwerking en uitvoering van taken transformeert. Agile vereist een aanpassing van de mindset naar flexibiliteit, open communicatie, zelforganisatie en continue verbetering. Dit betekent het loslaten van traditionele hiërarchieën – sturing- en verantwoordingslijnen – in de organisatie en het omarmen van een cultuur van vertrouwen en empowerment. Het kan nuttig zijn een Agile coach in te schakelen of een training te volgen, om als team te leren wat er nodig is voor het succesvol implementeren en behouden van een Agile werkwijze op de lange termijn.
Kortom, Agile werken is niet beperkt tot de IT-afdeling en biedt zeker ook waarde en voordelen voor andere vakgebieden en domeinen. Het stelt teams in staat om snel feedback te verkrijgen, te leren van fouten en flexibel te reageren op veranderingen. Door de nadruk te leggen op samenwerking, zelfsturing en het behalen van frequente resultaten, werken teams en organisaties efficiënter en behalen zij betere resultaten.
Deze blog is onderdeel van een serie blogs, die gebaseerd zijn op een onderzoek in samenwerking met Universiteit Leiden. Wil je meer weten over de inzet van agile werken binnen jouw afdeling of organisatie? Neem dan contact op met Mitch Knoop: mitch.knoop@vka.nl of Aart-Jan Eenkhoorn: aartjan.eenkhoorn@vka.nl.