V

Europees aanbesteden met een groene bril

Elke vier, vijf jaar is het weer zover: aanbesteden. De overheid heeft er continu mee te maken dat er contracten aflopen die vervolgens opnieuw moeten worden aanbesteed. Zo ook de Nederlandse provincies. Hun telefoniecontracten liepen in 2018 af en daarom sloegen ze in 2017 (voor de 3e keer) de handen ineen om met Provinciale Telefonie 2017 (PT2017) samen hun telefonie in de markt te zetten. Dat is efficiënter dan ieder voor zich en door de omvang, vormen ze een aantrekkelijke partij voor de markt. Zo kunnen ze serieus kosten besparen, zowel op de procedure (efficiënter samenwerken) als op de contracten (groter inkopen). Het ging hierbij om vaste en mobiele telefonie aansluitingen, mobiele toestellen en de aanleg en het onderhoud van inpandige (inhouse) dekkingvoorzieningen voor telefonie, verdeeld over vijf percelen.

Al vroeg in het traject werd de samenwerking met VKA gezocht en gevonden – in adviseur Rick de Rooij – voor de aanvullende aanbeste­dings- en telefoniekennis voor het kernteam van de provincies.

Doordat er elf provincies plus enkele omgevingsdiensten betrokken waren, was het een grote uitdaging om zoveel mogelijk van de verschillende inzichten, eisen en wensen samen te brengen in een zo generiek mogelijke uitvraag richting de leveranciers. Rick: “Dat is uiteindelijk zeer goed gelukt. Pittige discus­sies en erg veel humor kenmerkten de samenwerking binnen het kernteam dat de aanbesteding heeft opgezet en uitgevoerd.”

“Mijn bijdrage aan het kernteam bestond in zijn algemeenheid uit kritisch advies en inhoude­lijke deskundigheid en het soms zoeken naar het juiste compromis. Uit het maken en uitwerken van voorstellen en oplossingen voor problemen waarmee het team worstelde. Ten slotte heb ik de sets contracten voor de vijf percelen opgesteld.”

Het uiteindelijke succes van PT2017 wordt gevormd door de selectie van vijf prima leveranciers, waarmee voor alle gewenste dienstverlening in alle percelen goede en scherpe contracten zijn afgesloten. De provincies hebben daarmee zowel hun kostendoelstelling door de gezamenlijke inkoop als hun kostenreductiedoelstelling via de nieuwe contracten ruimschoots gehaald.

Een bijzonderheid bij deze aanbesteding is de positie van maatschappelijke verantwoording geweest: de provincies hebben vanaf het begin gesteld dat ‘groen inkopen’ een belangrijke voorwaarde voor de aanbesteding is. Naast voorwaarden om mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt een extra steuntje te geven, die al wat langer bekend zijn binnen aanbestedingen, zijn de provincies deze keer verder gegaan. Vooral in het perceel mobiele toestellen is iets bijzonders gerealiseerd doordat we eisen hebben vastgelegd over het hergebruik van wat oudere toestellen en het recyclen van afgedankte toestellen. Dit principe, circulair inkopen genoemd, zorgt ervoor dat voor ieder toestel dat de provincie aanschaft, er één toestel een tweede leven krijgt en er één ander toestel van de schroothoop wordt gehaald en netjes wordt verwerkt. Waardevolle stoffen (metalen) worden teruggewonnen en het overige materiaal wordt duurzaam verwerkt. Op deze wijze dragen de provincies actief bij aan het verduurzamen van onze leefomgeving.

Het lastige hierbij was dat de provincies nog niet allemaal op dezelfde lijn zaten, niet dezelfde eisen, wensen en ambities hadden. Dat moesten we in lijn brengen, zonder dat we het eigenlijke doel, namelijk goede telefonie inkopen, in gevaar brachten. Vragen waar we mee worstelden gingen over: Het is mooi dat circulair, maar is het onderling vergelijkbaar, meetbaar en controleerbaar? Is het wel uitvoerbaar? Blijft er met deze eisen wel voldoende concurrentie over of snijden we onszelf in de vingers? Wat zijn reële normen om te eisen aan herbruikbaarheid? Veel vragen waar we uiteindelijk goede antwoorden op hebben gevonden.

En die uiteindelijk hebben geleid tot een zeer succesvolle aanbesteding en mooie groene contractering, die ook in de publieke sector is opgevallen!

Nominatie

Het Rijk heeft onze duurzame aanbesteding van telefonie namelijk genomineerd voor de landelijke MVI KoopWijsPrijs 2018. Deze nominatie wordt uitgereikt aan de vijf projecten die op een opvallende en ambitieuze manier vorm en inhoud geven aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. Henk Klaassen van de provincie Flevoland heeft onlangs, als trekker voor deze gezamenlijke aanbesteding, de nominatie in ontvangst mogen nemen uit handen van Ronald Roosdorp, directeur Internationale Marktordening en Handelspolitiek van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

KoopWijsPrijs

De Rijksoverheid heeft mede op verzoek van de Tweede Kamer de KoopWijsPrijs in het leven geroepen om medeoverheden positief te ondersteunen bij Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI). Op verzoek van het ministerie van Infrastructuur & Waterstaat heeft een jury, bestaande uit vertegenwoordigers van VNO-NCW, MKB Nederland, Natuur & Milieu, NEVI, Social Enterprise NL en MVO Nederland, de inzendingen voor de KoopWijsPrijs 2018 teruggebracht tot vijf genomineerden. Daarbij is aandacht besteed aan de ambitie, keuze van thema’s, verankering in de organisatie, vernieuwend karakter, effect op beleidsdoelen, interactie met de markt, haalbaarheid voor andere organisaties, beschikbare informatie en documentatie.

Juryoordeel

De jury oordeelde over het PT2017 project als volgt: “De tender ‘Impact-vrije mobiele telefoons’ die onder de naam PT2017 in de markt is gezet door in totaal tien provincies en vier gelieerde organisaties, is volgens de indieners ‘de eerste afval-vrije en grondstofneutrale ter wereld’. Of dit helemaal juist is heeft de jury niet kunnen controleren, maar duidelijk is dat er aan ambitie geen gebrek is geweest. Ook is zeker dat een circulaire aanbesteding in de telefonie hardware op zichzelf zeer vernieuwend is. Door het aantal betrokken organisaties is de impact in potentie groot. Daarbij is er veel tijd besteed aan de voorbereiding, onder meer door het organiseren van een marktconsultatie. Hierdoor heeft de markt bij kunnen dragen aan het formuleren van wensen en eisen.

Tijdens het congres Maatschappelijk Verantwoord Inkopen van de Rijksoverheid op 3 oktober a.s. zal bekend worden gemaakt wie de prijs daadwerkelijk gewonnen heeft. Vorig jaar is de eerste KoopWijsPrijs uitgereikt aan de gemeente Helmond.

 


Wilt u meer weten over deze case of groen aanbesteden? Neem dan contact op met Rick de Rooij.