Het succes van aanbestedingen wordt gevierd bij gunning. Succes voor de aanbesteder wil veelal zeggen: de aanbesteding is verlopen zonder juridische procedure, zonder vertraging en als het een beetje meezit tegen een lagere prijs dan verwacht. De inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving heeft gewonnen. Maar wat is dat aanbod nu precies? De gunning blijkt in de praktijk niet meer dan een eerste stap in de richting van succes.
Met gunning van een aanbesteding legt de aanbesteder in toenemende mate slechts de laatste schakel in de waardeketen vast. Wie het leeuwendeel van de toegevoegde waarde gaat leveren is een strijd die na gunning wordt gevoerd, dus buiten de aanbesteding.
Overheden kunnen niet achterover hangen na gunning, een sterke regie na gunning is noodzakelijk om daadwerkelijk te komen tot het economisch meest voordelige aanbod. Voorbeelden uit onze praktijk onderschrijven dit.
Brokers:
Gunning aan brokers is trending in aanbestedingenland, het biedt toegang tot een groeiend aantal hooggekwalificeerde ZZP-ers. De broker is een schakel tussen de ZZP-er en de aanbestedende organisatie, een soort uitzendbureau nieuwe stijl, of een detacheerder voor flexwerkers zonder dienstverband. De gunning aan een broker betekent in de praktijk dat je vastlegt aan welke partij je de komende jaren de financiële administratie uitbesteedt voor de inhuur van flexibele hoogopgeleide arbeidskrachten. Er is vaak wel een maximumtarief afgesproken, maar de kwaliteit van de arbeidskrachten en soms ook de tarieven, staan pas vast op het moment dat er zich concrete werkpakketten en kandidaten aandienen: na de gunning dus.
Succesvolle inschrijvers:
Afhankelijk van de periode zie je dat bepaalde leveranciers succesvol zijn in het winnen van aanbestedingen. Hierdoor halen zij in een korte periode een relatief groot deel van de orders binnen voor een bepaald type ICT dienstverlening. Dit betekent dat de leverancier zijn capaciteit moet uitbreiden. Grofweg een derde van de ICT dienstverlening aan grote instellingen bestaat uit personele inzet. Uitbreiding betekent dus aantrekken van nieuw personeel of inhuren van extra capaciteit. Daarbij vissen winnaars en verliezers uit dezelfde vijver: personeel komt veelal van andere inschrijvers of van brokers. Daarbij zien we soms dat dezelfde kandidaten in meerdere kanalen aangeboden worden. Het onderscheidend vermogen van de winnende leverancier wordt daarmee verkleind.
Resellers:
Contractering van resellers wint in populariteit, omdat de aanbesteder zo flexibiliteit houdt in de keuze voor de fabrikant van apparatuur. Een reseller is een hedendaagse groothandel: een webwinkel voor bedrijven en instellingen. Met de gunning aan een reseller leg je vast wie de bestelling aanneemt, de logistiek aanstuurt en de factuur doorstuurt. Wat betreft prijs is vaak niet veel meer dan een kortingspercentage op de listprijs inclusief een marge voor de reseller afgesproken. De te leveren apparatuur en prijs is vooral afhankelijk van de fabrikant waarvoor gekozen wordt, dit gebeurt na gunning en kan per bestelling wisselen.
Resumerend:
Uit bovenstaande praktijkvoorbeelden blijkt dat met gunning vaak slechts de eerste schakel in de waardeketen wordt vastgelegd. De gunning van een aanbesteding is het startsein richting de markt voor het gevecht wie de meeste toegevoegde waarde mag gaan leveren.
Een goede regie organisatie kent de strijd in de waarde keten die plaatsvindt na gunning, en zorgt dat u als opdrachtgever aan het stuur blijft over wat u afneemt uit de markt.
Meer weten?
Meer weten? Lees onze publicatie “Op zoek naar sourcingsucces”. Heb je het gelezen en wil je verder of meer informatie? Neem dan contact met ons. Wij hebben ruime ervaring in aanbestedingsvraagstukken.