Wat?
Effectief kennisdelen en snel kennis(sen) vinden binnen de eigen organisatie of over organisatiegrenzen heen; Enterprise Social Networks (hierna ESN) zoals Chatter en Yammer zijn hier uitermate geschikte tools voor.
Wie?
ESN heeft haar toepassing gevonden in allerhande communicatie binnen en over de grenzen van organisaties heen, variërend van conversaties tussen twee medewerkers tot communicatie tussen grote groepen medewerkers van verschillende lagen en verschillende organisaties, zoals klanten of leveranciers. Veel organisaties, groot en klein, privaat en publiek hebben intussen Yammer in gebruik. Bekende voorbeelden zijn Xerox, Shell en de Nederlandse Spoorwegen. Maar ook overheidsorganisaties als Ingenieursbureau Amsterdam en de Hogeschool Rotterdam gebruiken Yammer. Tevens zet VKA sinds een aantal jaar Yammer in ter ondersteuning van een aantal bedrijfsprocessen en heeft Yammer het intranet van het toneel doen verdwijnen.
Hoe?
Een belangrijk kenmerk van dit soort tools is dat deze snel en eenvoudig ingezet kunnen worden ter ondersteuning van wisselende samenwerkingsverbanden. Doordat het gemakkelijk is om (gespreks)groepen aan te maken die vervolgens door medewerkers zelf worden beheerd, is de beheerlast voor bijvoorbeeld een ICT-afdeling ook heel beperkt. Hierdoor ontstaat een zelforganiserende community. Als zodanig vormt ESN het platform voor nieuwe online gemeenschappen binnen tal van kennisintensieve organisaties, waardoor de overload aan e-mail stopt, vragen van medewerkers snel beantwoord worden en expertises bijvoorbeeld snel worden gelokaliseerd.
Het succes van een ESN-toepassing wordt bepaald door het zakelijke nut van een dergelijke toepassing, in combinatie met de bereidheid van werknemers om informatie, kennis en ervaringen te delen. Belangrijk is dat de in te zetten toepassing voor iedere werknemer afzonderlijk toegevoegde waarde biedt en zijn of haar werk op de één of andere manier vergemakkelijkt. Men moet voorkomen dat het een klaagmuur wordt, of dat men uitsluitend niet-zakelijke berichten plaatst.
Waarom?
Binnen organisaties groeit de behoefte aan tweewegcommunicatie. De bestaande portals of intranetten schieten hierin tekort en ondersteunen vaak alleen het zenden van informatie. Daarnaast zijn ze duur en is het onderhoud ervan complex. ESN tools zorgen voor een mogelijkheid voor hoor en wederhoor en stimuleren discussies onder medewerkers.
Ook de overload aan e-mails is steeds vaker een bron van frustratie binnen organisaties. Een onderzoek van McKinsey wijst uit dat we 28% van onze tijd kwijt zijn aan het lezen en beantwoorden van e-mail (bron: mckinsey). Het is dus niet voor niets dat Atos zich presenteert als het ‘zero email bedrijf’. ESN geeft medewerkers de mogelijkheid om selectiever te zijn in het volgen van (relevante) berichten en eveneens voor het aanspreken van de juiste doelgroep.
Daarnaast, door continue veranderingen in de omgeving, wordt het steeds belangrijker om sneller te kunnen schakelen als organisatie. Het snel vergaren van kennis en lokaliseren van de juiste personen (expertises) maakt dit mogelijk. Eveneens omdat het organisaties in staat stelt over organisatiegrenzen heen te communiceren, zoals met ketenpartners of zelfs de klant.
Dienstverlening VKA
VKA en Yammer zijn in 2012 een partnership aangegaan. Hierdoor is VKA in staat u te adviseren of Yammer past binnen uw organisatie en om te ondersteunen bij mogelijke implementatie in uw organisatie, zowel op het vlak van processen als systemen. Daarnaast verzorgt VKA trainingen en workshops met een praktische insteek. In de training maken deelnemers (achter hun PC) kennis met de functionaliteiten en mogelijkheden van Yammer. In de workshops gaan we een stapje verder en wordt gezamenlijk gekeken waar Yammer de meeste toegevoegde waarde kan bieden voor zowel individuen als voor de gehele organisatie.
Zoals u van VKA gewend bent, zijn en blijven wij onafhankelijk. Wij zijn dan ook geen wederverkoper van Yammer en zijn eveneens instaat om genoemde diensten te leveren voor andere ESN tools.