WhatsApp heeft wereldwijd 1,5 miljard gebruikers. Het is niet meer weg te denken uit onze dagelijkse privé en zakelijke communicatie. Nu hebben zij de aanval afgekondigd op het onrechtmatig gebruik van deze dienst. WhatsApp wordt namelijk veelvuldig als zakelijk communicatiemiddel gebruikt. Veel organisaties, zowel in de zakelijke sector, overheid, als zorg- en welzijnsorganisaties maken gebruik van WhatsApp om met haar klanten, burgers en cliënten te communiceren. Volgens de servicevoorwaarden van WhatsApp is dit niet toegestaan. Daarom heeft WhatsApp aangekondigd actie te ondernemen. Vanaf 7 december 2019 lopen bedrijven en overheidsorganen, die WhatsApp gebruiken voor zakelijke doeleinden, het risico op juridische stappen vanuit de techgigant. Wat te doen?
Is de stelling van WhatsApp terecht?
Voor bedrijven heeft dit een enorm impact. Maar ook de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft gewaarschuwd dat gemeenten na 7 december een zakelijk account nodig hebben om met burgers te mogen chatten, net als bedrijven. Het betekent namelijk het einde van het zakelijk gebruiken van de standaard WhatsApp applicatie. Is de stelling die WhatsApp nu inneemt eigenlijk wel terecht? Ik heb de servicevoorwaarden van WhatsApp eens goed bestudeerd. En inderdaad, in de servicevoorwaarden van de applicatie is opgenomen dat het gebruik van de standaard WhatsApp-applicatie alleen voor privé doeleinden mag worden gebruikt. Het zakelijk gebruik is dus inderdaad in strijd met de servicevoorwaarden. Dit is al jaren zo, maar nu zegt WhatsApp dus hiertegen op te treden. WhatsApp stelt; “Alle beschikbare middelen in te zetten – waaronder juridische stappen – om schending van onze Servicevoorwaarden te voorkomen”.
Neem snel een beslissing!
De techgigant noemt daarbij expliciet dat juridische stappen ook gericht kunnen zijn tegen het zakelijke gebruik van de standaard WhatsApp-applicatie. De reden achter deze actie is dat bedrijven, die zakelijk gebruiken willen maken van de dienst, moeten overstappen op WhatsApp Business. Deze dienst is op dit moment nog gratis voor bedrijven, maar WhatsApp heeft in de media aangekondigd dat voor het gebruik in de toekomst moet worden betaald. Je zult als organisatie dus snel een beslissing moeten nemen of je overstapt naar WhatsApp Business of overstapt op een alternatief.
Welke acties zou je als bedrijf nu moeten ondernemen?
Bepaal welke berichtendienst je als bedrijf of overheidsinstelling straks wil gaan inzetten. Dit om te voorkomen dat jouw organisatie straks wordt beschuldigd van onrechtmatig gebruik van het Whatsapp platform. Het is daarbij essentieel om op korte termijn deze keuze te maken en medewerkers hierover te informeren. Communiceer dit spoedig naar de medewerkers en pas daarop de gedragscode aan. Hoe kan je als bedrijf of overheidsinstelling de keuze maken voor WhatsApp Business of een andere berichtendienst?
Overstappen op Whatsapp Business
Grootste argument om als organisatie naar WhatsApp Business over te stappen is het wereldwijde aantal gebruikers van het berichtenplatform. Dit is met name van belang als je veelvuldig contact hebt met de buitenwereld. Met WhatsApp Business krijg je extra opties om externe communicatie te verbeteren. WhatsApp Business kan bijvoorbeeld worden ingezet als communicatiemiddel (chatfunctie/helpdesk) op de website. Daarnaast krijgt de organisatie de mogelijkheid om:
- Een eigen bedrijfspagina op te zetten met een welkomsttekst, bedrijfsinformatie en bijvoorbeeld openingstijden van de chatfunctie.
- Automatische beantwoording in te stellen, zoals antwoorden op de meest gestelde vragen.
- Met meerdere werknemers vanaf één WhatsApp Business account werken.
Los van voorgaande opties is het essentieel om eerst te bepalen waarvoor jouw organisatie een berichtendienst gebruikt. Maak hierbij een keuze voor intern of extern gebruik. Gaat het met name om contact met de buitenwereld dan is de keuze voor WhatsApp Business voor de hand liggend vanwege de grote hoeveelheid gebruikers. Gaat het echter om interne communicatie dan kan je ook prima kiezen voor andere berichtendiensten zoals Signal of Siilo.
Overstappen op een andere berichtendienst
VKA heeft recent, voor de zorgsector, een verkenning gedaan welke soorten berichtenapplicaties er in omloop zijn én vergeleken hoe deze zich verhouden tot gebruikersvriendelijkheid, privacy en informatiebeveiliging. Deze verkenning richtte zich op interne veilige communicatie tussen werknemers in de organisatie. Uitkomst is dat de verschillende applicaties vrijwel net zo gebruiksvriendelijk zijn, en ook nog eens functionaliteiten bezitten die ten goede komen aan het privacy en informatiebeveiligingsbeleid. Dit in tegenstelling tot WhatsApp. Wat we in bijvoorbeeld in andere applicaties tegenkomen zijn functionaliteiten als:
- Automatische opschoning van berichten op basis van een termijn.
- Versleutelde opslag van het verkeer in een lokale kluis zodat deze niet automatisch in bijvoorbeeld de Apple iCloud terecht komen
- Extra toegangsbeveiliging bij het openen van de berichten applicatie, bijvoorbeeld met vingerafdruk.
- De mogelijkheid om delen van foto’s onherkenbaar te maken.
De aanval van WhatsApp zorgt ervoor dat jouw organisatie dus snel een keuze moet maken. Vanaf 7 december 2019 lopen organisatie het risico op juridische procedures als medewerkers de standaard WhatsApp-applicatie gebruiken voor de zakelijk activiteiten. Het geeft de organisatie echter ook de kans om eens kritisch te kijken naar de eisen waaraan een berichtendienst eigenlijk zou moeten voldoen. Hierbij kan je bijvoorbeeld denken aan beveiligingseisen en het voldoen aan de verplichtingen uit de privacywetgeving AVG.
Hulp nodig bij deze keuze?
VKA heeft ruime ervaring op het gebied van berichten applicaties in diverse sectoren. Heeft u ondersteuning nodig bij het kiezen en/of afwegen van de juiste applicatie of hulp nodig bij de migratie naar een ander berichten platform? Neemt u dan contact met ons op!