Adviezen na één maand intelligente lockdown
Corona heeft ons allen hard geraakt. Met veel slachtoffers, overbelaste zorg, toegenomen eenzaamheid, faillissementen en werkloosheid. Velen van ons werken vanuit huis. Tenminste, degenen die in de gelukkige omstandigheid verkeren dat dit mogelijk is.
Op de laatste dag van maart heeft onze premier aangekondigd dat alle Coronamaatregelen worden verlengd tot 28 april. Op 7 april voegde hij daaraan toe dat een terugkeer naar het normale leven ‘een zaak van de lange adem’ wordt. We zullen ons dus moeten voorbereiden op een verlenging van de huidige situatie.
Waar veel organisaties op 16 maart op stel en sprong moesten omschakelen, staan we nu voor onze tweede maand van werken tijdens de ‘intelligente lockdown’. Eerder heb ik mijn ervaring binnen VKA in de eerste week beschreven. Vanuit mijn ervaring bij onze opdrachtgevers en VKA heb ik vijf adviezen voor de volgende fase van werken tijdens een intelligente lockdown.
1 Transformeer noodmaatregelen naar ‘business as usual’
Na de aankondiging dat terugkeer naar het normale leven ‘een zaak van de lange adem’ wordt, is het raadzaam om te accepteren dat de huidige situatie voorlopig ‘business as usual’ is. Uitstellen van minder essentiële werkzaamheden is – door de verlenging van de contactbeperkingen – lang niet altijd mogelijk meer. Dat betekent dat we ook minder kritieke werkprocessen weer oppakken. Bij VKA gaat het bijvoorbeeld om opleidingen en wervingsgesprekken, die we digitaal en met aangepast beleid weer oppakken.
Aangezien een terugkeer naar de normale situatie er voorlopig niet inzit, is mijn advies om de aangepaste manier van werken te evalueren. Leer ervan en voer de verbeteringen door om het werken te verbeteren en te vergemakkelijken. Ga na of de huidige werkplekken van medewerkers geschikt zijn om langere tijd thuis te werken. Bekijk ook of de IT-oplossingen die halsoverkop zijn ingericht om thuis te kunnen werken voldoen voor alle noodzakelijke werkzaamheden, en niet alleen de meest urgente.
2 #Knuffeldigitaal
Tijdens de eerste maand van de nieuwe situatie lag de focus op het zo goed mogelijk continueren van de meest essentiële werkprocessen. Op werk dus. Het praatje bij de koffieautomaat, samen lunchen of een borrel zijn verdwenen. Nu het langer duurt merk ik dat de sociale aspecten belangrijker worden. Juist doordat we afstand moeten houden is het essentieel aandacht voor elkaar te hebben: #knuffeldigitaal, nu dat fysiek niet mag.
Social distancing is dan ook eigenlijk niet de juiste oproep geweest. Eigenlijk gaat het om physical distancing. Er zijn immers nog allerlei andere vormen van contact en sociale interactie mogelijk.
Binnen VKA hebben we dit op verschillende manieren opgepakt. Niet alleen op initiatief vanuit het management, maar ook vanuit collega’s zelf die behoefte hebben aan gezelligheid. Wat vaker onderling informeren hoe het gaat, een gezamenlijke ‘video dagstart’ van onze supportstaf en een digitaal maandelijks plenair overleg. De situatie prikkelde ook creativiteit van collega’s, bijvoorbeeld voor een wekelijkse digitale vrijdagmiddagborrel, een Pubquiz en een digitale kraamvisite. Met wat meer aandacht voor elkaar komen we samen deze intelligente lockdown door.
3 Professionaliseer digitaal samenwerken
Op 16 maart zijn we massaal overgestapt op digitale samenwerkomgevingen, of dit nu Teams, Webex, Zoom of Hangouts is. Voor sommigen een vloek, voor anderen een zegen. Noodgedwongen hebben veel organisaties de overstap gemaakt zonder dat hun medewerkers zijn opgeleid of hun IT-organisatie hiermee vertrouwd is. Een training is niet complex en hoeft weinig tijd te kosten, terwijl het medewerkers echt helpt om – met vertrouwen – beter digitaal samen te werken.
Evalueer ook hoe het digitaal samenwerken gaat. Wat gaat er goed, wat kan er beter? Zorg dat gebruikers ergens terecht kunnen met hun vragen. Bij de IT-afdeling of juist een collega die vertrouwd is met digitaal samenwerken. Wij hebben een digitale omgeving waarin we ervaringen delen, vragen kwijt kunnen en collega’s elkaar tips en adviezen geven. Ook inventariseren we de behoefte van collega’s om beter te kunnen samenwerken. Vaak biedt onze digitale samenwerkomgeving hiervoor de mogelijkheden en is een instructie voldoende. Verschillende collega’s hebben zich al opgeworpen om anderen te helpen of trainingen te verzorgen. Hulp kan zich dus zelf organiseren!
4 Voorkom cybercrime
Bij aanvang van de intelligente lockdown was het continueren van essentiële taken – al dan niet in aangepaste vorm – voor de meeste organisaties de enige prioriteit. In veel gevallen is dat ook daadwerkelijk gelukt. Tegelijkertijd zie ik dat de focus op continuïteit soms ten koste is gegaan van de aandacht voor veiligheid. Ik adviseer organisaties daarom de veiligheid van hun aangepaste processen en nieuwe ICT-oplossingen te evalueren.
De Coronacrisis en de nieuwe manier van werken vraagt veel aandacht en energie van medewerkers. Helaas proberen cybercriminelen hier misbruik van te maken. In Spanje en Tsjechië zijn de afgelopen weken ziekenhuizen, druk met het behandelen van Coronapatiënten, aangevallen met phishing e-mails met als onderwerp ‘Information Covid-19’. Nu de situatie voortduurt adviseer ik te heroverwegen of de ‘noodprocessen’ wel voldoende veilig zijn. En te zorgen dat medewerkers zich in alle hectiek voldoende bewust zijn van mogelijke (cyber-)aanvallen. Net als voor Corona geldt ook voor cybercrime het devies: ‘voorkomen is beter dan genezen’.
5 Herplan!
‘Everybody has a plan, until they get punched in the face’, een beruchte uitspraak van Mike Tyson. Veel organisaties waren net gestart met het uitvoeren van een nieuw jaarplan. Zij staan nu voor een complexe keuze: gaan we door met het plan of niet. Ik zie veel organisaties – expliciet of impliciet – vasthouden aan bestaande plannen of onderdelen daarvan. In de analogie met de uitspraak van Mike Tyson heeft de Coronacrisis gezorgd voor een rake rechtse hoek, waardoor organisaties nu wankelen. Dat dwingt ons tot een nieuwe aanpak.
Mijn advies is om met een blanco vel papier te starten aan een nieuw plan voor de korte termijn. Natuurlijk kunnen daar elementen van het oorspronkelijke jaarplan in terugkomen. Maar alleen als deze aansluiten bij de belangrijkste uitdagingen voor de organisatie tijdens de huidige crisis. Of dat nu toegenomen vraag, het digitaal uitvoeren van traditionele processen, thuiswerken of het besparen van kosten is. Een agile aanpak past daarbij mijns inziens het best, vanwege de continu veranderende context. Maak een levend plan, dat meebeweegt met de veranderende context. Denk daarbij ook na over de scale down. Hoe kan de organisatie straks weer terugkeren naar de reguliere processen? En naar de uitvoering van het oorspronkelijke jaarplan?
Als de huidige intelligente lockdown onverhoopt wordt verlengd, dan worden deze adviezen nog belangrijker. Daarnaast geloof ik er persoonlijk in dat de nieuwe digitale manier van werken, waar we zo snel op moesten overschakelen, voor een groot deel blijvend is. Als de Coronacrisis voorbij is, voorzie ik voorgoed een nieuwe – meer digitale – manier van werken.