Top 5 lessons learned
Alle voorbereidingen zijn getroffen, iedereen weet wat er van hem/haar verwacht wordt: de aanbestedende organisatie is er klaar voor. Maar helaas is de realiteit dat niet elk proces precies verloopt zoals gepland. Een aanbesteding kan mislukken door een veelvoud aan redenen. In mijn vorige blog heb ik de top 5 lessons learned besproken voor Europees Aanbesteden tijdens de voorbereiding op een aanbesteding. Deze tweede blog gaat in op de top 5 lessons learned over de periode tijdens het aanbestedingsproces.
1 Creëer een balans tussen vertrouwen en zekerheid
Door meer eisen te stellen aan een leverancier of product tracht je meer zekerheid af te dwingen, door minder eisen te stellen leg je het vertrouwen in de levering van een goed product of dienstverlening bij de leverancier. Doorslaan naar één van beide kanten kan resulteren in een niet-passende oplossing. Er moet daarom actief worden gezocht naar een balans tussen vertrouwen en zekerheid. Geef een leverancier de ruimte met een passende oplossing te komen, maar formuleer helder wat jij minimaal opgeleverd wilt krijgen. Laat die balans ook expliciet terugkomen in de overleggen om tot een Programma van Eisen te komen. En hoe kom je dan tot die balans? Marktkennis!
2 Kwaliteit kost geld
Bij een aanbesteding is het verleidelijk aanbieders te dwingen een zo laag mogelijke prijs te bieden. Een aanbesteding is natuurlijk ook bedoeld niet meer te betalen dan nodig, maar het besef dat kwaliteit geld kost ontbreekt soms. Probeer de markt eerlijk te benaderen, maar laat ook de markt zijn werk doen. En hoe kom je dan tot die balans? Marktkennis!
3 Verdeel verantwoordelijkheden
Tijdens het proces van een aanbesteding zijn er veel mensen betrokken. Al deze betrokkenen hebben een toegevoegde waarde in het proces en een specifieke rol. Maar meerdere kapiteins op één schip werkt niet. Maak tijdens het proces een heldere verdeling van verantwoordelijkheden. Denk hierbij aan het onderscheid tussen:
- Uitvoering
- Betrokkenheid
- Verantwoordelijkheid
- Goedkeuring
4 Besteed aandacht aan de transities
Tijdens een aanbesteding moet je al bezig zijn met de fases daarna. Zodra je een aanbesteding hebt afgerond moet je namelijk van een bestaande naar een nieuwe situatie bewegen. Ook aan het eind van de rit is een (re)transitie van de komende leverancier naar de daaropvolgende leverancier nodig. Deze beide transities behoeven nu al veel aandacht. Zorg ervoor dat de verantwoordelijke voor de eerste transitie zo vroeg mogelijk in het aanbestedingsproces is betrokken, zodat hij kan meebeslissen over de juiste eisen en wensen aan die transitie. Zorg er vooral ook voor dat de tweede (re)transitie goed geborgd is, zodat de leverancier optimaal meewerkt aan die volgende overgang en dat alle belangrijke assets veiliggesteld zijn.
5 The devil is in the details
Laat je niet te veel afleiden door alle details die aan bod komen tijdens een aanbesteding. Uiteraard moet je over alle details goed nadenken, maar tijdens het proces kan het helpen een procesverantwoordelijke te hebben die “de grote lijn” vast kan houden. Onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken is hierbij van belang, net als het beleggen van mandaat om over alle hoofdzaken en details beslissingen te kunnen nemen.