Lees meer over: Sourcing & Regie


De praktijk van het werken in ecosystemen

In blog 1 hebben we uitgewerkt waarom het belangrijk is om te schakelen van het denken in silo’s naar het denken in ecosystemen. Blog 2 lichtten we vijf principes toe die de samenwerking in ecosystemen tot een succes maken. In dit derde blog geven we enkele voorbeelden van de vijf principes in de praktijk. De payoff geven we vast weg: Regie in ecosystemen begint bij jezelf!

De vijf principes van het werken in ecosystemen in het kort

 

  • Iedere partij in een ecosysteem heeft zijn eigen waarde voor de functie die het systeem heeft.
  • ‘Bring the system in the room’.
  • Gun de samenwerking de tijd.
  • De relatie (intermenselijk en in data) draagt het systeem (functies zijn vervangbaar).
  • Geef ruimte aan eigen inbreng en creativiteit.

‘Bring the system in the room’

Elkaar fysiek ontmoeten, ‘Bring the system in the room’, is een belangrijk principe om horizontale samenwerking te laten werken, ook binnen de eigen organisatie. We komen het tegen in nieuwe manieren van ontwikkelen als ‘design thinking’, ‘devops’, ‘agile managen’. Een voorbeeld. De bidmanager van een IT-dienstverlener bracht minimaal twee keer de partijen bij elkaar die een aandeel hadden in de aanbieding. De eerste keer om de strategie en het belang voor de klant toe te lichten en in gezamenlijkheid de rode draad voor de offerte neer te zetten. De tweede keer om de inbreng van iedere partij (expertise, kosten, bemensing, doorlooptijd) toe te lichten. Door elkaar te bevragen werd duidelijk hoe het proces van implementatie vorm zou krijgen, waar overlap zat, waar hiaten en wat de klant hiervan zou merken. Het leidde tot een meer consistent geheel, zowel in kostenopbouw als in migratie- of transitieplan. Dit kwam over bij de klant en leidde tot een 100% score op offertes.

Iedere partij kent zijn eigen waarde

Iedere partij heeft zijn eigen waarde voor de functie die het systeem heeft. Het is dus van belang dat een organisatie haar toegevoegde waarde en hoe ze deze waar maakt concreet benoemt. Een platform dat ICT dienstverleners en vragende partijen bij elkaar wil brengen, vertaalt dit naar een algoritme waarbij de dienstverlener die JA zegt op alle vragen onderaan komt te staan op de lijst van meest geschikte aanbieders. Juist het selecteren en onderbouwen van het aanbod en de manier waarop men dit denkt waar te maken, vergroot de kans op een match en dus de kans op slagen van de uitbesteding zo is de gedachte.

De relatie draagt het systeem (functies zijn vervangbaar)

Een onderwijsinstelling was gewend om applicaties voor de onderwijslogistiek op maat voor planners en docenten zelf te ontwikkelen. Dat ging lang goed, tot de toenemende vraag om data uitwisseling vanuit andere onderwijsinstellingen, vanuit de politiek en vanuit de student maakte dat de ontwikkeling vastliep. Telkens opnieuw bleken specificaties tekort te schieten; vragen van eindgebruikers naar noodzakelijke verbindingen met applicaties uit de markt konden niet verwerkt, omdat de basisstructuur van data dit niet aankon.

De onderwijsdirecties en het College van Bestuur besloten de horizon te verbreden en het volledige ecosysteem van de onderwijslogistiek voor deze instelling in kaart te brengen. Daarbij kwamen datastromen en afhankelijkheden boven water waar men zich niet van bewust was. Vervolgens vertaalde men de visie en strategie naar kaders en uitgangspunten voor de systemen en datastromen die nodig waren. Dit gaf voldoende houvast om de leveranciersmarkt te verkennen en uiteindelijk passende systemen en modules te selecteren.

Tweerichtingsverkeer

In alle vijf principes voor het werken in ecosystemen speelt het begrip ‘tweerichtingsverkeer’ een rol. Het is dus niet zo dat een organisatie, ook al is men de initiator, de regie voert over het systeem. Dit levert mooie vragen op over regie en vooral over ‘regie loslaten’. Niet voor niets is er steeds meer aandacht voor collectieve intelligentie en hoe de natuur bewegingen op elkaar afstemt. Denk aan vogels, mieren, vissen. Daarbij is bewustzijn van de eigen identiteit, het DNA van de organisatie een belangrijk startpunt. Wat brengen we mee in de samenwerking. Bijvoorbeeld aan cultuur (die wij vanzelfsprekend vinden, anderen niet…), aan kernkwaliteiten (die we ons niet altijd bewust zijn, maar die onze bijdragen bepalen), aan bedrijfsvoering principes (die we zelf weten, maar waar anderen niet voldoende kennis van hebben) aan managementstijl (die misschien niet productief is voor de verandering die we beogen).

Als we niet weten wat we zelf teweegbrengen, hoe kunnen we dan van een ander verwachten dat die rekening met ons houdt. En ook weten we dan niet wanneer de samenwerking voor ons nog waarde toevoegt en wanneer we de bakens moeten verzetten. De belangrijkste sleutel om een ecosysteem tot een succes te maken is daarom misschien wel: Regie in ecosystemen begint bij jezelf!

 

Meer weten?

VKA heeft ruime ervaring in vraagstukken zoals deze. Neem daarom contact met ons op met jouw vragen over jouw digitale uitdagingen. Wij staan je graag te woord.