Vijf adviezen voor succesvol samenwerken met social distance
Corona heeft Nederland hard getroffen. Scholen zijn gesloten, de horeca is dicht, de zorg is overbelast en velen werken thuis. Oog in oog met deze pandemie moest Nederland zich opnieuw uitvinden. Ook wij zijn als adviesbureau in een week tijd enorm veranderd. In de 35 jaar dat wij bestaan hebben we nooit zo’n extreme en acute verandering meegemaakt. Ik ben dan ook erg trots op al mijn collega’s die zich in een oogwenk hebben aangepast.
Gelukkig zagen we Corona al voor de huidige maatregelen van het kabinet aankomen en hebben we ons voorbereid op thuiswerken, wat voor ons gelukkig kan. Voor onze adviseurs is dat bijna business as usual, maar voor onze supportstaf deels nieuw. Wij zijn nu volledig ‘om’ en voeren we al onze adviesopdrachten op afstand uit. Gelukkig hebben we een digitale samenwerkomgeving die daar uitermate geschikt voor is en waar we samen met onze opdrachtgevers in kunnen werken, ook als zij zelf geen geschikte omgeving hebben.
Ook onze interne overleggen zijn nu digitaal, met als hoogtepunt ons plenaire overleg met 80 collega’s via Teams afgelopen donderdag. Het was een succes en veel collega’s vroegen zich af waarom we dit niet eerder hebben gedaan. Een creatieve collega initieerde een Digitale VrijMiBo, die we nu voor de tweede keer hebben gehouden. Een mooi initiatief om nu we elkaar niet meer ontmoeten, toch informeel contact met elkaar te houden.
In één week tijd is Nederland veranderd en werken wij fundamenteel anders. In die week tijd hebben wij ook enorm veel geleerd. Mijn belangrijkste leerpunten afgelopen week heb ik samengevat in vijf adviezen:
1. Benut de potentie van digitale samenwerkomgevingen
Samenwerken ‘op afstand’ start met een geschikte digitale samenwerkomgeving. Dat is de basis. We werken zelf in Teams, maar ook in samenwerkomgevingen van onze opdrachtgevers zoals Zoom, WebEx en Hangouts. We zijn in een week volledig overgeschakeld naar onze digitale samenwerkomgeving. Gelukkig hadden wij daarvoor al een geschikte omgeving. Nu essentieel voor iedere organisatie.
Echter met de omgeving alleen ben je er nog niet. Ondanks dat wij een technologievaardige populatie hebben, hebben we er bewust voor gekozen om toch trainingen te organiseren zodat onze adviseurs en supportstaf optimaal kunnen werken. We hebben geleerd dat deze training geen overbodige luxe is. Ik adviseer ieder organisatie dit ook echt te doen. En ja, zo’n training kan ook prima online. Op verzoek hebben wij afgelopen week de medewerkers van verschillende opdrachtgevers – met succes – getraind.
2. Realiseer dat werken ‘op afstand’ anders is, en ook anders moet
Als adviesbureau vertrouwen we traditioneel op interviews, brainstorms en workshops om onze adviesopdracht uit te voeren. En dat kan nu niet meer. De grootste valkuil is om een ‘oude’ aanpak één-op-één te digitaliseren. Dat voelt vertrouwt, maar is suboptimaal. Wij hebben onze aanpak aangepast aan het werken met onze digitale samenwerkomgeving, het gebruik van online brainstorm-tools, online vragenlijsten en tools om met een groep meningen te inventariseren en daarover te stemmen. Dit vraagt van ons als adviseur meer voorbereiding.
Eenvoudige spelregels helpen digitaal samenwerken succesvol te maken, zoals: zorg dat je op tijd online aanwezig bent, zorg voor een strakke agenda en rolverdeling, deel je presentatie vooraf voor als de videoverbinding wegvalt, voorkom omgevingsgeluiden en demp je microfoon als je naar een presentatie luistert, etc. Vraag ook je kinderen even niet te netflixen of gamen, om te voorkomen dat je tijdens de sessie klinkt als R2D2. En wat mij betreft het belangrijkst: zorg ook bij een online presentatie voor interactie, zodat iedereen tijdens de sessie betrokken blijft. Immers nu je niet fysiek bij elkaar zit, kunnen deelnemers makkelijker worden afgeleid.
Ook belangrijk is dat de deelnemers vooraf testen of de digitale samenwerkomgeving vanaf hun werkplek bruikbaar is. Soms werkt een samenwerkomgeving niet door de security policy van de organisatie van een of meerdere van de deelnemers. Als security in de weg zit, is het slim een andere oplossing te zoeken die wel kan. Gelukkig zijn er voldoende bruikbare alternatieven.
Wij hebben nu al geleerd dat de aanpak, die we volledig vanuit de gedachte van werken op afstand ontwikkelen, efficiënter en sneller kan zijn dan een traditionele aanpak. Zonder dat het onderzoek en het resultaat inboeten aan kwaliteit. Sterker nog: online kun je een grotere groep stakeholders betrekken voor het creëren van draagvlak, dan met traditionele interviews of workshops. Opdrachtgevers waarderen het dat we tijdens deze crisis verder kunnen werken en al helemaal als dit minder kosten met zich meebrengt. Maar dit kan alleen vanuit een adviesaanpak die is ontworpen vanuit de gedachte van digitaal samenwerken ‘op afstand’ en daarbij alle beschikbare digitale tools benut.
3. Zorg voor een goede thuiswerkplek
Langere tijd structureel thuiswerken is wat anders dan de dag thuis starten met het beantwoorden van e-mail of thuis in concentratie een rapport schrijven. Structureel thuiswerken vraagt om een goede werkplek, waar je prettig kunt werken en ook even weg kunt om te ontspannen.
Nu ook de kinderen thuis zijn is het maken van afspraken met jouw gezin essentieel. Ik probeer zelf de structuur van een reguliere werkdag aan te houden. Ook heb ik met mijn gezin afgesproken wanneer ik aan het werk ben en dat ze me niet kunnen storen tijdens videoconferences. Het vraagt wat aanpassingen maar met een goede werkplek en afspraken hoop ik het de komende weken vol te kunnen houden.
4. Accepteer dat werken op afstand geen business as usual is
Werken op afstand is echt voor iedereen wennen. Het is daarom belangrijk dat we het accepteren als het voor sommigen lastiger is of er vragen zijn over hoe dit nou precies gaat. Samenwerken op afstand vraagt iets van alle betrokkenen. Mijn ervaring is dat als je elkaar goed kent samenwerken op afstand prima gaat, maar nu werk ik ook samen met mensen die ik nog nooit heb ontmoet. Zo had ik gisteren een kick-off met 8 voor mij nieuwe gezichten.
Voor de opdrachten die ik afgelopen week ben gestart heb ik met de opdrachtgever afgesproken dat we samen verantwoordelijkheid nemen om deze samenwerking op afstand succesvol te maken. Dit is onderdeel van ons voorstel voor de opdracht en tijdens het voortgangsoverleg bespreken we niet alleen de ‘inhoud’, maar ook hoe de samenwerking loopt. We zien dit als een gezamenlijke uitdaging en hebben afgesproken het samen te bespreken en op te lossen als we ergens tegenaan lopen.
5. Communiceer, communiceer, communiceer
Op dit moment kom ik geen collega’s meer tegen bij de koffie. Ook is het lastiger in een videoconference of call alle signalen en emoties op te pakken. Afstand van elkaar houden, maakt de noodzaak om te communiceren groter. En dat is best wennen. Want waar je in een gesprek signalen vaak eenvoudig opvangt, is dat online anders. Dus communiceer meer met elkaar. En vraag door als je vermoedt dat er iets is. Maak ook bespreekbaar dat werken op afstand anders is en dat je er samen aan zult moeten wennen.
Ik hoop dat deze adviezen helpen bij succesvol samenwerken met social distance.
Houd afstand van elkaar. Het lijkt zakelijk zo makkelijk, maar is in de praktijk best lastig. Ik verwacht dat we de komende periode samen nog veel zullen leren. En dat alles wat we leren ook na deze crisis nuttig blijft. Toch ben ik nu al trots op hoe we samen met deze crisis omgaan. Tegelijkertijd kijk ik er nu al naar uit om weer gezellig samen te overleggen, te brainstormen of te borrelen.