Een toekomst vaste ICT-werkplek vraagt om een visie en strategie!

In Nederland zitten we ondertussen in de tweede Corona golf. De eerste kwam als een schok en organisaties hebben hals over kop aanpassingen gedaan aan hun ICT-werkplek, óf hebben apparaten uitgerold binnen de organisatie om de medewerkers te ondersteunen bij het thuiswerken. Hierbij kwamen veel organisaties erachter dat de werkplek én het beheer lean en mean is ingericht. In de praktijk betekende dit dat organisaties hun ICT-werkplek moeilijk konden uitbreiden. Mogelijkheden voor samenwerking en video bellen hebben veel organisaties om de bestaande ICT-werkplek heen moeten inrichten. Dit is niet toekomst vast. Daarbij geldt dat organisaties bij het inrichten van een ICT-werkplek niet blind achter anderen aan kunnen lopen. Een werkplek moet ontworpen en ingericht zijn bij de werkzaamheden die uw organisatie uitvoert en past bij de werkwijze van de medewerkers. In deze blog geven we de handvatten om een visie en strategie op te stellen, gericht op de ICT-werkplek.

Zoals hiervoor aangegeven hebben we de afgelopen tijd organisaties en gebruikers zien worstelen met aanpassingen op de werkplek. Het samenwerken en audio/video bellen zijn vaak om de werkplek heen ingericht omdat het op VDI moeilijk is dit goed werkend te krijgen. Ook de werkwijze van medewerkers, bijvoorbeeld het openen van grote hoeveelheden tabbladen in browsers en het niet hebben van voldoende hardware resources zijn aandachtspunten die we de laatste tijd zij tegengekomen.

De hiervoor geschetste problemen zijn vaak redenen om de werkplek opnieuw vorm te geven. Als u aan de slag gaat om uw ICT-werkplek opnieuw vorm te geven dan zijn er een aantal stappen te doorlopen. Deze stappen zijn in grote mate vergelijkbaar met een traject voor een nieuwe applicatie. Een ICT-werkplek is immers een middel (of gereedschap) benodigd om werkzaamheden uit te voeren. Hieronder werken we deze stappen verder uit.

Vergelijk de huidige en gewenste werkwijze: Beoordeel of de (toekomstige/gewenste) werkwijze aansluit bij de bestaande ICT-werkplek. De plek waar mensen werken is sterk veranderd. Waar het voor veel organisaties kortgeleden nog heel gewoon was dat werk altijd op kantoor gebeurd, is dat nu zeker niet meer het geval. Stel u ook de vraag of een computer de beste manier is voor de uitvoering van het werk. Misschien is een mobiel apparaat (zoals een tablet) beter geschikt? Vergeet niet om verschillende medewerkersgroepen te betrekken hierbij, een verandering in de ICT-werkplek geeft de mogelijkheid om ergernissen te adresseren die misschien al langer leven in de organisatie.

Breng de (belangrijkste) eisen en wensen in kaart: Waar moet de nieuwe ICT-werkplek aan voldoen? Let op zowel functionele als niet-functionele eisen. In hoeverre is beveiliging van het apparaat voor u van belang? Of het kunnen beheren van het apparaat op afstand? Is het belangrijk dat mensen kunnen videobellen? Deze eisen schetsen de contouren van de nieuwe ICT-werkplek.

Definieer persona’s: Persona’s helpt de verschillende groepen met gebruikers te categoriseren. Door een (beperkt) aantal persona’s te beschrijven aan de hand van gelijkaardig gebruik van de ICT-werkplek kunt u vastleggen welke hardware (laptop, tablet en telefonie) en software (licenties en functionaliteiten) een medewerker nodig heeft voor de uitvoer van zijn of haar taken. Deze persona’s zijn altijd branche of organisatie specifiek.

Definiëren van toekomstige ICT-werkplek: Na het doorlopen van bovenstaande stappen kunt u een beschrijving maken van de gewenste ICT-werkplek. Hierbij moeten de behoeften gekoppeld worden aan de door de werkplek te bieden functionaliteiten (bijvoorbeeld: on-/offline werken, samenwerking etc.). Tegelijkertijd moeten ook andere functionaliteiten op de ICT-werkplek beschikbaar komen om de informatiebeveiliging goed in te richten. De koppeling van de gestelde eisen aan functionaliteiten heeft u nodig om te bepalen welke licenties nodig zijn, waarmee u de kosten van de ICT-werkplek uit kunt rekenen.

Met de strategie en het inzicht in de benodigdheden voor de nieuwe ICT-werkplek kunt u starten met de vernieuwing. Dit is vaak een grote verandering voor zowel de gebruikers als de beheerders. Gedurende dit traject zult u ongetwijfeld horen dat de gekozen oplossingen mogelijk niet handig zijn. Laat u hier niet door afleiden, maar bespreek de argumenten en pas aan als dit nodig is. Pas ook proefprojecten of een Proof of Concept (PoC) met uw nieuwe ICT-werkplek toe voordat u keuzes vastlegt en veranderingen uitrolt. Een goed functionerende, bij de functie passende en toekomst vaste ICT-werkplek helpt bij het werkplezier en zeker ook bij het efficiënt werken van uw medewerkers.

Zoals u ziet is het maken van een ICT-werkplek visie zeker geen ICT-feestje. Het is een samenwerkingstraject van de business en ICT. Het wordt tijd om de ICT-werkplek en de rol hiervan voor het proces belangrijk te vinden en het vak van ICT serieus te nemen. Dit betekent dat u niet zomaar wat kunt uitrollen maar een stevige visie op dit onderwerp nodig heeft.

Wilt u meer weten over hoe wij u kunnen helpen met het komen tot een ICT-werkplek visie? Of wilt u uw huidige ontwerp onafhankelijk laten toetsen? Neem dan contact op met Dennis of Joost, zij helpen u graag verder.

Lees hier meer over ‘Hybride werken’.