De moderne Microsoft 365 werkplek en de datamigratie uitdaging

In rap tempo zien we oude ‘thin clientoplossingen’ vervangen worden door moderne Microsoft 365 werkplekken. Geen RDS of VDI meer maar fat clients met moderne Office-oplossingen uit de cloud. Net zo veilig en beheersbaar als RDS maar sneller, gebruikersvriendelijker en mobieler. De ervaring leert inmiddels dat er wel een paar aandachtspunten zijn. Vandaag: de uitdagingen om de data te migreren naar de nieuwe oplossing (SharePoint en OneDrive).

Met de overgang naar de nieuwe Microsoft 365 omgeving wordt de data van de ‘oude’ shares (die G:\, P:\ en … schijven) overgebracht naar de nieuwe oplossingen van Microsoft. Bestanden van de ‘persoonlijke’ schijf gaan naar OneDrive. Dat is het eenvoudige werk. En de gedeelde data van afdelingen en projecten gaat naar SharePoint. De voordelen zijn groot. Samenwerken in bestanden. Automatische opslag (geen dataverlies bij problemen). En het toekennen van rechten kan, indien gewenst, weer teruggelegd worden bij de gebruikersorganisatie.

Deze overgang mag functioneel dan wel verbeteringen brengen, maar de overgang naar SharePoint is geen appeltje-eitje. De huidige datastructuren zijn vaak een door de jaren gevormde structuur met vele lagen met verschillende rechten. Rechten zijn soms niet toegekend volgens de juiste regels. Reorganisaties en fusies hebben geleid tot tijdelijke (maar nooit verdwenen) tussenoplossingen. Die structuur en de bijbehorende rechten waren vaak al even aan herziening en opschoning toe. Maar die is al even uitgesteld en ‘straks gaan we toch naar SharePoint’.

En dus moet de herstructurering maar tijdens de migratie naar SharePoint. Eén op één overgang is functioneel niet gewenst maar kan ook vaak niet. SharePoint kent een eenvoudiger padenstructuur met beperkte diepte. En dan komt het meest onverwachte: niet de ICT-beheerder zal de data herstructureren, maar deze vraagt aan de organisatie: zeg maar hoe je het hebben wilt…. Eeh jullie zijn toch van ICT? Ja dat klopt, maar ICT bepaalt niet hoe de organisatie de data ingedeeld wil hebben en wie toegang mag hebben tot bepaalde documenten.

Kortom: de migratie vraagt organisaties om datastructuren te herzien of nieuwe te bedenken, inclusief wie waarbij mag. Dat is een complexe klus die veel tijd kan kosten van medewerkers en doorlooptijd in het migratietraject. Houd hier rekening mee met de planning van de werkplekmigratie. Een aantal tips om deze migratie goed te laten verlopen:

1 Stel een team aan van ICT-ers en key users van alle afdelingen om de klus te klaren.

2 Bepaal de strategie. Eerst naar een nieuwe datastructuur en daarna migreren of in een keer? Het eerste heeft de voorkeur omdat de synchronisatie met SharePoint al kan worden aangezet op de achtergrond en de daadwerkelijke overgang een kleine stap wordt.

3 Denk na over het beheer in geval van een tijdelijke nieuwe datastructuur. Zeker als de beheerder van de datastructuur een andere is dan die van SharePoint.

4 Kanaliseer vragen en incidenten: de eerste dagen zullen medewerkers moeite hebben van het vinden van de data of zullen ze zien dat ze ergens niet meer bij mogen. Dat is met reden. Te snel ‘toekennen’ van rechten kan de gekozen structuur ondermijnen.

5 Als het kan, werk dan met functiegerichte toegang. Nieuwe medewerkers zullen dan automatisch de juiste toegang krijgen.

6 Schenk aandacht aan ‘persoonlijke’ mappen die zich bevinden op afdelings- of projectmappen. Deze kunnen wellicht beter naar de OneDrive van de medewerker.

7 Denk na over archiefdata of data die lang niet is ingezien of bijgewerkt. Migreren we deze mee in de structuur of komt deze op een archiefplek met toegang voor een beperkt aantal medewerkers met een afgestemde werkwijze om data op te vragen?

Dit artikel is onderdeel van een blogreeks, lees hier het eerste artikel uit de reeks.