Op 3 februari organiseerden we een Ronde tafel over Data & Analytics voor maatschappelijke organisaties. Aan de virtuele tafel schoven grote en kleine gemeenten, provincies, ministeries en Tweede Kamer aan. Deze vraag stond centraal: Hoe komen we van pilot naar opschaling?
Veel organisaties hebben innovatieteams of datalabs opgezet. Na eerste successen blijkt het vaak een uitdaging om ervoor te zorgen dat datatoepassingen goed ingebed worden in de organisatie, schaalbaar zijn en tot doorontwikkeling komen om daadwerkelijk de toegevoegde waarde van de nieuwe datatoepassing voor de business te realiseren. In deze Ronde tafel legden we vier dilemma’s voor en bespraken we succesfactoren voor technische en organisationele opschaling. Met enkele aanvullingen van onze kant geven we een weergave van de middag.
Dilemma 1 – De grootste uitdaging zit hem in: Techniek of organisatie
Over dit dilemma waren deelnemers het redelijk eens. De technische mogelijkheden kunnen, zeker in het begin, overweldigend zijn. Vernieuwing van het ‘datafundament’ is echter wel van belang voor geschaald gebruik en het is soms lastig om dit goed op de agenda te krijgen. Als we de juiste experts aan boord halen – een uitdaging op zich in de krappe arbeidsmarkt – krijgen we hier gaandeweg meer vat op. Maar uiteindelijk is de grootste klus om de organisatie in beweging te brengen. Verandering is moeilijk voor mensen. Hoe ga ik mijn werk dan anders doen? Wil ik dat wel? Opschaling van een dataoplossing betekent vaak dat diverse medewerkers in een procesketen andere activiteiten dienen op te pakken, zoals dashboard analyse en datamanagement. Activiteiten die concreet en uitlegbaar moeten worden opgesteld. En als er iemand z’n rol niet pakt, kan de boel stagneren. Denk bijvoorbeeld aan een product owner die zijn nieuwe dashboard enthousiast bij een bestuurder brengt, maar deze blijft sturen op onderbuikgevoel.
Dilemma 2 – Samenwerking van maatschappelijke organisaties: Zoveel mogelijk, op specifieke gebieden of beperkt
De meeste deelnemers van de Ronde tafel vonden samenwerking waardevol op specifieke gebieden. Maatschappelijke organisaties zoals gemeenten hebben vergelijkbare opgaven, die met datagedreven werken versterkt kunnen worden. Samenwerking in de ontwikkeling hiervan is derhalve interessant. Maar samenwerking kan ook vertragend werken. Het devies is om goed te kijken op welk gebied samenwerking versnellend en besparend werkt en überhaupt mogelijk is. Zo is kennisdeling op het datagedreven werken in een use case zoals jeugdzorg of verduurzaming nuttig. Maar data op orde brengen is iets dat een organisatie zelf zal moeten doen. Voor sommige vraagstukken moet data gedeeld worden, en samenwerking zorgt dan wel als een stok achter de deur om eigen data op orde te brengen. Het uitwisselen van best practices daarin kan ook handig zijn. In elk geval geldt: Zet de samenwerking gericht op en werk toe naar uitwisselbare ‘bouwstenen’. Zo zorgen we ervoor dat het wiel minder vaak opnieuw uitgevonden hoeft worden.
Dilemma 3 – Innovatieteam: Ontwikkeling en/of implementatie
Hier ontstond een diverser beeld. Enerzijds is het goed om vroeg rekening te houden met toekomstige implementatie. Zo leveren gebruikerstesten waardevolle inzichten op, waarmee het product verder wordt verbeterd. Anderzijds vergt implementatie specifieke kennis en vaardigheden, zoals domeinkennis, trainingsvaardigheden en aandacht voor beheer. Laat een innovatieteam derhalve in ieder geval focus hebben op ontwikkeling en bekijk daarnaast in hoeverre het team implementatievaardigheden heeft, kan opbouwen of hierbij versterking kan gebruiken.
Dilemma 4 – De grootste uitdaging zit hem in: Vraagarticulatie, ontwikkeling of opschaling
Niet geheel verrassend ervaarden deelnemers opschaling als de grootste uitdaging. Het technisch en organisationeel inbedden van een data oplossing is complexer dan een eenmalige pilot draaien en kost het meeste tijd, middelen en doorzettingsvermogen. Vaak ontbreekt nog een duidelijk proces voor opschaling en wordt gaandeweg ontdekt wat nodig is voor opschaling, met het nodige leergeld. Goede vraagarticulatie – voorafgaand en tijdens het ontwikkelproces – bevordert een vlotte opschaling. Vraagarticulatie is wel een kunst op zich: Wie heeft welke behoefte, hoe vertaal je deze naar concreet gewenste functionaliteiten en welke randvoorwaarden op proces, techniek, data en organisatie zijn hiervoor nodig? Maar naarmate je dit scherp in beeld krijgt, kun je tijdens het ontwikkelproces randvoorwaarden voor opschaling inregelen, zoals data architectuur, een DPIA en eerste security maatregelen en benodigde medewerkers en kom je voor minder verrassing en vertraging tijdens de opschaling te staan.
Succesfactoren
Na een korte koffiepauze werd een digitaal bord door de groep rijkelijk gevuld met succesfactoren om van pilot naar opschaling te komen. Succesfactoren die de afgelopen tijd in eigen organisatie naar voren kwamen of die een doorvertaling zijn van geleerde lessen en waar organisaties de komende tijd op in zetten. Als VKA vulden we het bord aan met onze praktijkervaringen. Samengevat levert dit een gevarieerde en nuttige lijst op:
– Verbinding met maatschappelijke opgave: Iedereen kan komen met een idee voor een nieuwe data oplossing. Maar als we deze data oplossing tot duurzame ontwikkeling willen brengen is het goed om expliciet te maken hoe deze bijdraagt aan een maatschappelijke opgave van de organisatie. Dat levert het benodigde draagvlak en actieve participatie vanuit de lijn op
– Enthousiasme: Enthousiasme maakt het verschil om door te ontwikkelen en op te schalen. Daarmee bouw je aan de ‘coalition of the willing’ en kom je door tegenslagen. Enthousiasme van niet alleen een business owner of product owner, maar alle sleutelrollen
– Draagvlak van het management: Zorg voor draagvlak en actieve betrokkenheid van het management. Draagvlak bij het management zorgt ervoor dat de data oplossing prioriteit behoudt
– Waarde opleveren: Niets overtuigt meer dan bewezen waarde. Creëer dus snel en regelmatig waarde om draagvlak voor opschaling te verkrijgen
– Maak succes zichtbaar: Besteed voor draagvlak voldoende aandacht aan communicatie, met succesverhalen van gebruikers via meerdere kanalen en aansprekende demonstraties
– Een wendbaar realisatieproces: Definieer een proces van vraagarticulatie tot ontwikkeling en opschaling, waarin stapsgewijs en ‘niet te vroeg, noch te laat’ aandacht is voor randvoorwaarden zoals data management. Dat voorkomt vertraging tijdens opschaling
– Multifunctioneel team: Zorg ervoor dat alle vaste en tijdelijke rollen in een multifunctionele samenwerking vertegenwoordigd zijn, om samen alle randvoorwaarden voor opschaling in te vullen
– Roadmap: Maak als business en IT een globale roadmap. Met een roadmap wordt duidelijk dat ontwikkeling en implementatie van de data oplossing meerdere fasen en een tijdsinvestering kent en kan besproken worden welke functionaliteit in een pilot- of opschalingsfase op hoofdlijnen nodig is
– Vakkennis: Ook wel ‘data literacy’ genoemd. Voor opschaling is het nodig dat iedere betrokkene zijn/haar rol speelt en daarvoor is een investering in kennis nodig. Denk hierbij aan gezamenlijke kennis over het ‘waarom’ en ‘hoe’ van realisatie van data oplossingen bij de betreffende organisatie en aan specifieke kennis per expertise, van self-service analytics tot datamanagement, security en ethiek
– Kennisdeling over werkwijzen: Wanneer teams herbruikbare kennis en ervaring over werkwijzen delen, kunnen nieuwe data oplossingen er sneller mee opgeschaald worden
– Data management: Formuleer duidelijke rollen en afspraken om de juiste data adequaat van bron tot inzicht te laten stromen in de opschalingsfase
– Data architectuur: Hier ligt een flink kans voor opschaling binnen en buiten de organisatie. Door te werken met de principes van Common Ground, Open source en bijvoorbeeld GEMMA (referentiearchitectuur voor gemeenten) en door gaandeweg in het realisatieproces de data architectuur te ontwerpen en ermee te werken, kan data vlot en herbruikbaar stromen in de opschaling
Ter afronding
Er bestaat niet zoiets als twee of drie silver bullets voor opschaling in de wereld van Data & Analytics, zo zagen we in de afronding van de Ronde tafel. Juist het samenspel van bovenstaande factoren zorgt voor succesvolle opschaling. Een interessante beschouwing was dat veel succesfactoren herkenbaar zijn vanuit de wereld van IT. Misschien mogen we stellen dat opschaling een generiek vraagstuk is en van alle tijden. Op het gebied van Data & Analytics komen er wel twee nieuwe factoren bij: Data management en data architectuur. Niet gemakkelijk om in te regelen, maar bepalend voor opschaling en de mate van hergebruik. Om dan toch een silver bullet te noemen: tot besluit benadrukte een van de deelnemers het enthousiasme als succesfactor voor opschaling. Als VKA zien we het ook: Waar veel positieve energie en gedrevenheid zijn, volgen meer succesfactoren!
Wil je meer weten over data & analytics opschaling of ben je benieuwd hoe VKA jouw organisatie hierbij kan helpen? Neem gerust contact op met Sander Spanjaard.