Grote krantenkoppen suggereren dat de ICT-problemen bij de overheid alleen maar zijn toegenomen sinds het BIT op advies van de commissie Elias is ingesteld. Waar of niet waar?
Het Financieel Dagblad opende afgelopen week met de kop ‘Overheid heeft niets geleerd van ICT-mislukkingen’. Een waardeoordeel dat feitelijk onjuist is en suggestief, een gedegen onderbouwing ontbreekt.
Op basis van dezelfde gegevens kan je namelijk met hetzelfde gemak zeggen dat de problemen met 80% zijn afgenomen. In 2014 werd volgens ICT-deskundigen namelijk nog gesproken over € 5 miljard verspilling en in 2018 wordt gesproken over € 1 miljard. Dat is een mooie verbetering van € 4 mld (80%).
Statistische analyse voldoet niet
De verwarring over de werkelijke omvang van de problemen ontstaat door het gebruik van verschillende bronnen met uiteenlopende definities over wat projecten met ICT zijn en de kosten daarvan. Ook de manier waarop ICT kosten worden begroot door de opdrachtgevers zijn van invloed.
Een voorbeeld hiervan is de risicomarge van een project. Deze wordt als het goed is wel begroot door de projectmanager, maar de toekenning van een risicomarge of onvoorziene kosten van 10% wordt als bezuiniging vaak door de opdrachtgever niet toegekend en ook niet opgenomen in het projectbudget. Een ander voorbeeld is het toevoegen van nieuwe functionaliteiten gedurende de looptijd van projecten. Dit leidt tot hogere projectkosten maar ook tot hogere baten. Dit verschil wordt in de analyse vaak niet meegenomen en wordt daardoor automatisch gekwalificeerd als overschrijding.
Projectenportfolio van de overheid
Volgens het dashboard ICT zijn er 224 projecten, waarvan 102 in uitvoering, 6 geannuleerd en 116 afgerond. In de jaarrapportage Bedrijfsvoering 2017 wordt echter gerapporteerd over 114 in 2017 gestarte en afgeronde projecten. De eenduidigheid in rapporteren ontbreekt zo lijkt het.
De jaarrapportage Bedrijfsvoering 2017 kent een projectenportfolio met een omvang van € 3,2 mld. De initiële schatting van de kosten van deze projecten bedroeg € 2,6 mld. Een stijging van 20% en € 0,6 mld ten opzichte van de initiële inschatting.
Wat opvalt aan deze rapportage is dat de meerjarige kosten van de projecten bij 30% niet is toegenomen, bij 10% is het gelijk gebleven, en bij 60% is het toegenomen.
Van deze 60% waarvan de meerjarige kosten zijn toegenomen vallen twee dingen op. Een groot deel van deze projecten hebben een kleine stijging van de meerjarige kosten van < 10%. Deze zou je kunnen kwalificeren onder de gebruikelijke toleranties van een project. Enkele zeer grote projecten laten een zeer grote stijging zien. Van deze laatste categorie is er een aantal afgelopen periode in het nieuws geweest zoals de projecten bij BRP, NVWA en de Belastingdienst. Er is hier nog zeker ruimte voor verbetering.
Transparantie naar de kamer
Wat heeft de overheid de afgelopen periode wel geleerd? Het BIT is op advies van de commissie Elias ingesteld met als doel om ICT-projecten succesvoller te maken en transparantie aan de kamer te geven over de voortgang van ICT-projecten. De Tweede Kamer wordt geïnformeerd over de voortgang van alle ICT-projecten met een omvang van meer dan € 5 miljoen en het BIT geeft voor een toenemend deel daarvan advies over de slaagkans. De verantwoordelijk Minister moet transparant richting de Kamer adviseren of en zo ja, hoe het advies wordt opgevolgd. Dat is goed gelukt, kun je wel zeggen, zet de krantenkoppen over de BIT-adviezen maar op een rij.
Conclusie
Het vliegwiel van dit proces, het BIT, werkt maar kost tijd. Alle ministeries en ZBO’s die starten met een project denken inmiddels wel drie keer na voordat ze beginnen met een project. De huidige BIT-rapportages worden gretig doorgenomen op succes en faalfactoren. Dit is een belangrijk succes van het BIT en een eerste stap om ICT-mislukkingen in de toekomst te voorkomen.
Wat nog ontbreekt is een Onafhankelijk Kritisch Geweten (OKG) bij de opdrachtgevers zelf. CIO’s moeten hier zelf de regie nemen en een OKG inschakelen. Dit OKG is vooraf en tijdens projecten in staat om te beoordelen wat de slaagkans van een project is, zonder dat het BIT eraan te pas hoeft te komen.
VKA heeft in samenwerking met Berenschot ook de publicatie ‘Ervaringen met BIT-toetsen’ uitgebracht. Lees hier meer over deze publicatie.