Hieronder is de VKA architectuuraanpak globaal geschetst. Onze manier van werken is generiek, maar wordt specifiek ingericht per opdracht. De onderdelen zijn in de figuur in volgorde gerangschikt, maar worden iteratief doorlopen. Vooraf wordt de invulling van de fasen altijd met opdrachtgevers besproken. VKA laat U hiervoor bij aanvang van de opdracht acceptatiecriteria vaststellen. Hierdoor bent U er zeker van dat architectuur toegevoegde waarde oplevert voor de organisatie.

Twee sporen
In de VKA aanpak onderkennen wij twee sporen:

1. Inhoudelijk Architectureren, zorgt dat uw organisatie een architectuur krijgt.
   
2. LevenDe Architectuur, laat uw organisatie werken onder architectuur.
   

Hiermee zorgen wij niet alleen voor inhoudelijke architectuurproducten, maar stellen we uw organisatie ook in staat zelf architectuur te ontwikkelen en te beheren. Het schrikbeeld is een architectuur die niets bijdraagt, waar niemand zich iets van aantrekt en die een doel op zich is geworden. VKA helpt u met het groeiend en bloeiend houden van de architectuur in de organisatie onder het motto LevenDe Architectuur: Niet alleen mooie architectuurmodellen maken, maar uw organisatie ook echt onder architectuur laten werken. Dit borgt het gebruik, de groei en het onderhoud van architectuur in de cultuur en (besturings)processen van organisaties. Hierdoor wordt architectuur meer dan een mooi woord, maar een waardevol instrument voor sturing en organisatieontwikkeling. Door deze twee-sporen aanpak kunnen opgeleverde architectuurproducten direct worden toegepast in uw organisatie. Binnen beiden betrekt VKA medewerkers uit uw eigen organisatie. Bijvoorbeeld door medewerkers in het architectuurtraject mee te laten werken, of door middel van workshops en interviews. Meestal gaan beide wegen hand-in hand, maar wij begrijpen dat in sommige gevallen het ene spoor boven het andere prevaleert.

Fases in het kort
Hieronder leest u meer over de fases, en voorbeelden van producten per fase.

Fase 1: Committeren
In de eerste fase committeren alle relevante stakeholders zich zowel aan het architectuurproces als aan de benodigde veranderinspanning. Het definiëren van haalbare resultaten, investeringen in competentieontwikkeling en de inbedding van een architectuurfunctie in de lijnorganisatie laten architectuur daadwerkelijk leven. Lijnmanagers spelen hierbij een cruciale rol. Zij nemen straks het projectresultaat in beheer en hun mensen worden direct geraakt.

Bij producten die in deze fase worden opgeleverd kunt u denken aan:
- Architectuurmandaat: een mandaat voor een architectuurproject van een sponsor die het project ondersteund. Deze expliciete afspraak komt vaak via de opdrachtgever of architecture board tot stand.
- Plan van aanpak: Het plan van aanpak is de project brief die in eerste instantie wordt opgesteld. Hierin wordt vastgelegd welke methoden, tools, werkwijzen e.d. gehanteerd worden. Het gaat ook in op de klantvraag, en de vraag achter die vraag. Idealiter komt dit document tot stand binnen de groep die de opdracht gaat uitvoeren.

Fase 2: Visie vormen
Visie vormen doe je met stakeholders. Bedrijfsdoelen en principes staan centraal. Architectuurproducten worden hier systematisch aan getoetst. Draagt een product niet bij aan het bedrijfsdoel, dan zal het worden afgevoerd. Een visie dient doorvertaald te worden naar implicaties op business-, informatie-, applicatie- en technisch niveau. Daarom zijn in deze
aanpak visie en ontwerp nauw met elkaar verweven.

Bij producten die in deze fase worden opgeleverd kunt u denken aan:
- Architectuur Maturity Visiedocument: Architectuur maturity wordt gemeten met gebruik van Architecture maturity modelen. Uiteraard wel toegespitst op de organisatie, dus niet zomaar een checklist. Op basis hiervan, en bredere organisatieontwikkelingen, wordt een plan gemaakt dat beschrijft wat er nodig is om op een ander maturity niveau te komen. Dit wordt besproken aan de hand van een visie document. Het gaat om een gedeelde visie die samen met de organisatie wordt opgesteld.
- Streefarchitectuur Visiedocument (Houtskoolschets): Dit document is bedoeld om een eerste beeld te geven van het architectuurontwerp. Het geeft de toekomstrichting aan waar de architectuur zich op richt. Ook biedt het document een tactische verdieping op de bedrijfsstrategie vertaald naar de Business, Informatie, Informatiesystemen, Data en Technische laag.

Fase 3: Ontwerpen
Architectuur ontwerpen begint bij het uitwerken van de ‘houtskoolschets’ uit de visiefase. De visie is het uitgangspunt voor het formuleren van richtinggevende principes en een schetsontwerp van de gewenste oplossingen. Hierdoor worden bestuurders vroegtijdig bediend en wordt de nieuwe visie ‘in de week gelegd’. Veel architectuurprojecten besteden te veel tijd aan het in detail modelleren van de huidige situatie. Dit resulteert in lange doorlooptijd, te groot beslag op resources en te omvangrijke investering, terwijl de werkelijkheid het model bij oplevering vaak al heeft ingehaald.

Bij producten die in deze fase worden opgeleverd kunt u denken aan:
- Ontwerp Streefarchitectuur: Op basis van strategie en tactische doelstellingen komt er een streefarchitectuur op het detailniveau dat is afgesproken. Dit ontwerp verdiept zich iteratief.
- As-is Architectuur: De as-is architectuur wordt gemaakt om Streef- en Release-architecturen tegen de huidige situatie te houden. Er kan ook een as-is architectuur gemaakt worden door de staande organisatie om impact analyses te doen op wijzigingen in het landschap.

Fase 4: Transformeren
Transformeren gaat over het begeleiden van de verandering van een huidige situatie naar een nieuwe. Hierbij geldt: ‘the proof of the pudding is in the eating’. Mensen zullen met architectuurproducten leren werken. Ook dit ‘leren’ moet begeleid worden. Het transformeren betekent dat de architect in de rol van procesbegeleider faciliteert bij het leerproces. Transformeren is mensenwerk. Een levende architectuur-aanpak investeert niet alleen in
de rol van de architect, maar investeert ook in de competenties van mensen door middel van training, opleiding en coaching.

Bij producten die in deze fase worden opgeleverd kunt u denken aan:
- Migratieplan Streefarchitectuur: Dit product beschrijft hoe vanuit de huidige naar de toekomstige situatie te komen. Zo'n plan is meer dan een beschrijving van opeenvolgende stappen, migratietrajecten verlopen immers zelden lineair. Een goed migratieplan houdt rekening met parelalle ontwikkelingen die ook elkaar beïnvloeden.
- Release-architecturen: Release-architecturen zijn plateaus op de weg van het nu naar de toekomst. Ze zijn een punt in de tijd, dat projecten en innovatieve ontwikkelingen een kader biedt. Anderzijds beïnvloeden projecten de release architectuur weer, op het moment dat ze –met toestemming- hiervan afwijken. Dit maakt een Release-architectuur dus niet statisch, maar levend.
- Project Start architectuur: De Project Start Architectuur (PSA) wordt door projectleider en architect opgesteld. De PSA past binnen de kaders van de Release Architectuur, en gaat vergezeld van een business case. Ook wordt een impact analyse gemaakt van de voorgestelde innovatie door het project. De PSA is dus een uitvloeisel van de release architectuur aangevuld met bedrijfsmatige beheerscriteria. Het kan zijn dat de –toegestane- afwijking in een PSA zo groot is, dat de Streefarchitectuur wordt beïnvloed.

Fase 5: Consolideren
Bij het consolideren worden alle goede initiatieven op architectuurgebied gebundeld en verankerd in het normale werkproces. Inbedding in het reguliere proces door middel van aanvullingen op procedures en beheertaken moet ervoor zorgen dat het resultaat geen eenmalige activiteit was. Beheerinstrumenten en -tools moeten structureel worden belegd bij mensen die zich hiervoor verantwoordelijk voelen en door het lijnmanagement zijn aangewezen.

Bij producten die in deze fase worden opgeleverd kunt u denken aan:
- Overdrachtsdossier: Architectuur als project moet de organisatie verder helpen, ook als VKA weer weg is. Het overdrachtsdossier bevat alle modellen, memo's, richtlijnen, producten e.d. aangevuld met een advies over het gebruik hiervan in de staande organisatie. Medewerkers van de organisatie worden zoveel mogelijk betrokken in de projectorganisatie, waardoor ze ook met het overdrachtsdossier uit de voeten kunnen.
- Projectevaluatie: Aan het einde van een architectuurproject, en bij grotere projecten tussentijds, is het raadzaam om de leerpunten en zaken die veel of weinig energie gaven in kaart te brengen. Wij maken hierbij vaak gebruik van de dynamische projectevaluatie.
- Plan van aanpak voor vervolgactiviteiten: Een architectuurproject is de start van een langere organisatieontwikkeling . Aan het eind van het project moeten er daarom aanbeveling op tafel komen voor het vervolg. Het kan zijn dat een andere partij het traject overneemt. Ook in die situatie dient er een professioneel advies te liggen voor het vervolg, gedragen door het management.